Transformatie draait niet om jou

2020 is een jaar vol aanpassingen geweest voor veel bedrijven. Organisaties die zich wilden aanpassen aan nieuwe klantbehoeften, nieuwe manieren van werken introduceerden en naar nieuwe bedrijfsmodellen overschakelden. In veel van deze cruciale ontwikkelingen stond digitale transformatie centraal.

Helaas blijken daarentegen de successtatistieken voor deze implementaties niet positief. Forbes meldt namelijk dat 70% van de digitale transformaties mislukt.

Waarom vraag jij je vast af? Omdat veel leiders, managers en consultants op het gebied van digitale transformatie vooral gefocust zijn op technologie, tools en procesverandering – en daarbij de menselijke kant van verandering negeren aan te pakken.

Ze gaan voorbij aan het moeilijkste deel in elke verandering: de mensen.

Wat moet je wel doen?

Zoals gezegd is een bekende valkuil dat je de focus legt op de verandering zelf en daarmee niet de mensen binnen de organisatie meeneemt of klaarstoomt voor de veranderingen. Op zich is het dan niet vreemd dat zoveel bedrijven falen, want het zijn de mensen binnen de organisatie die met de nieuwe tool, techniek of het nieuwe proces moeten werken. Het uiteindelijke succes ervan rust dus op hun schouders.

Hoe bedrijven hopen dat hun werknemers op verandering zullen reageren: 

Hoe werknemers vaak in de praktijk op verandering reageren: 

Wat moet je daarom doen om de mensen wel mee te nemen en te enthousiasmeren:

• Accepteer dat verandering mensen ongerust en bang zal maken

Zoals gezegd mislukt 70% van de digitale transformaties. Een van de belangrijkste redenen daarvoor is dat organisaties de onderliggende zorgen en angsten van de werknemers niet bespreekbaar maken, serieus nemen of aanpakken. Ze gaan vaak niet verder dan een generieke visie voor de aanpak van de transformatie. 

Effectieve veranderaars formuleren daarentegen eerst een overtuigende visie voor de toekomst en maken vervolgens de dringende reden voor deze verandering(en) kraakhelder.

Dat is overigens gemakkelijker gezegd dan gedaan. Want zelfs met een sterke, duidelijk geformuleerde visie, de meest ideale oplossing en een duidelijke implementatie roadmap, reageren medewerkers vaak nog steeds niet positief op veranderingen. Wat de mensen in je gezicht zeggen, is niet hetzelfde als wat ze tegen elkaar zeggen.

• Begrijp de vooroordelen die werknemers hebben

Het is normaal dat mensen willen vasthouden aan wat ze kennen – zelfs als ze iets beters gepresenteerd krijgen. Vaak geven we er de voorkeur aan dat dingen hetzelfde blijven. Onderzoek toont aan dat verliezen vanuit psychologisch perspectief twee keer zo krachtig zijn als winsten. Daarom zijn mensen meer gericht op het vermijden van verlies dan op het verkrijgen van iets nieuw en winstgevend.

Leiders kunnen er echter wel voor zorgen dat ze een goede basis hebben gelegd voor de transformatie door met gedachten van hun werknemers te wisselen en die kennis vervolgens te gebruiken om te beïnvloeden hoe mensen voelen, denken en handelen m.b.t. de aanstaande veranderingen.

Maak de winst t.o.v. de oude situatie duidelijk en benoem daarbij bewust de “Wat levert het mij op?”. Loop ook niet voorbij aan het verlies en benoem deze ook duidelijk “Wat verlies je precies?”. Bevorder het delen van ideeën, gevoelens en denk vast hardop vooruit.

• Blijf communiceren

De mensen die verantwoordelijk zijn voor de transformatie of verandering kunnen in de war raken over het doel van communicatie. Het belangrijkste gebruik van communicatie is namelijk het scheppen van duidelijkheid, zodat iedereen exact weet wat er staat te gebeuren en wat hun rol daarbij is.

Goed geplande communicatie kan mensen helpen zich positief te voelen over de verandering en de impact van weerstand verminderen. Het omgekeerde is ook waar: slecht geplande of uitgevoerde communicatie veroorzaakt of vergroot weerstand.

Een paar communicatietips: Maak de visie tastbaar, betekenisvol en betrek iedereen erbij. Benadruk pijnpunten in de huidige systemen en hoe ze opgelost gaan worden met het nieuwe systeem. Maak de eerste stap gemakkelijk en natuurlijk. Geef daarbij een duidelijke deadline voor een tastbaar en zichtbaar eerste resultaat.

Hoewel ‘empathie’ de laatste tijd een modewoord is geworden, is het voor het succes van de transitie wel uitermate belangrijk. Het is cruciaal dat je goed begrijpt wat werknemers denken, voelen en doen. Je moet door de ogen van werknemers kijken om te zien hoe verandering hen persoonlijk beïnvloedt en raakt. Het is dan goed om te zeggen: “Ik weet dat jij je zorgen maakt …” en vervolgens deze zorgen aan pakken of weg te nemen.

Daarnaast speelt de angst om ‘niet te weten’ en de angst om te falen. Deze angsten zijn nog moeilijker aan te pakken wanneer er golven van verandering in verschillende richtingen zijn. Om deze angsten te verlichten moeten ‘de veranderaars’ zich concentreren op het opbouwen van psychologische veiligheid voor de mensen.

Dat wil zeggen; Om succesvol aan de slag te gaan moeten de managers voortdurend benadrukken dat het veilig is om te proberen, te falen, bij te dragen en te delen. En daarbij zelf ook het goede voorbeeld geven.

Wees duidelijk over wat precies de eindbestemming is – maar help iedereen stapsgewijs de verandering te begrijpen om de angsten te verminderen.

 Tot slot moet er heel duidelijk en luid gecommuniceerd worden over wat de tastbare voordelen zijn voor werknemers en dus niet alleen voor de klanten en het bedrijf. Het is daarbij belangrijk om werknemers ook te laten weten dat bedrijfsresultaten, klanttevredenheid en concurrentievoordeel allemaal kunnen afnemen als de acceptatie van nieuwe tools, werkwijzen of technologieën niet volgens het plan gebeurt. En dat zij daar dus individueel een enorm belangrijk aandeel in hebben.

De echte transformatie draait dan ook niet om jou, maar om jouw mensen.