Zware beslissingen nemen in snel veranderende tijden

In deze veranderende tijden is de snelheid waarmee een bedrijf beslissingen kan nemen cruciaal. Maar dat is in de praktijk makkelijker gezegd dan gedaan.

Want hoe krijg je alle verschillende inzichten van de betrokkenen bij de organisatie op elkaar afgestemd? Zeker als je alle interne en externe shareholders moet meenemen in de uiteindelijke besluitvorming.

Binnen het bedrijfsleven zijn er verschillende manieren waarop besluiten tot stand kunnen komen. Iemand kan zich geroepen voelen om namens het hele bedrijf een beslissing te nemen (self-authorized decision), twee leden kunnen gaan samenspannen (handjeklap), een klein groepje brengt een van tevoren bedachte oplossing in, de meesten stemmen gelden of een uitgebreide beslissingsprocedure waarbij elk groepslid de voor- en nadelen heeft kunnen overwegen en bespreken (dit noemen ze ook wel consensus). Om maar een paar voorbeelden van besluitvorming te noemen.

De eerste stap in dit hele proces moet in essentie zijn om een zo compleet mogelijk beeld van de situatie te vormen, de problematiek scherp in het vizier te krijgen en de voorliggende keuzes zo duidelijk mogelijk in kaart te brengen, waardoor het te nemen besluit gefundeerd is en vooral door alle betrokkenen gedragen wordt.

In deze huidige tijden is een gezamenlijke aanpak eigenlijk een onmisbare methode om vooruit te bewegen met het bedrijf.

Vergis daarbij overigens de snelheid van een beslissing niet met de kwaliteit van een beslissing, want alhoewel een individuele beslissing sneller is genomen, is een groepsbesluit vaak kwalitatief beter.

De voordelen van groepsbesluitvorming

Het nemen van besluiten in groepen heeft een aantal voordelen ten opzichte van individuele besluiten:

■ Een completer besluit

Door een gezamenlijke benadering van het probleem, de discussie, verschillende perspectieven en door kritische vragen te stellen, is de mogelijke oplossing robuuster veel completer van aard.

■ Minder blinde vlekken

Door het proces gezamenlijk te doorlopen en vanuit meerdere perspectieven worden toevallige fouten en blinde vlekken herkend. Zonder er echt bewust van te zijn zien we namelijk eerder de fouten van anderen dan onze eigen fouten. Daardoor kunnen de groepsleden elkaars fouten herkennen, bespreken en vooral corrigeren.

■ Hogere kwaliteit van het besluit

Wanneer medewerkers of groepsleden hun kennis met elkaar delen, dan worden besluiten op basis van een breder kennisveld genomen. Hierdoor neemt de kwaliteit van het besluit toe. Het delen van informatie vergroot tevens het begrip, verduidelijkt problemen en steunt de beweging naar een gezamenlijk gedragen oplossing.

■ Het vergroot eigenaarschap

Wanneer mensen aan een groepsgesprek deelnemen met het doel om een attitude of gedrag te veranderen, zullen zij zich eerder inzetten voor het uitvoeren van het besluit als: zij zich betrokken voelen bij de groep en als zij geloven dat de andere groepsleden zich voor het implementeren van het besluit inzetten.

Echter heeft groepsbesluitvorming ook een aantal nadelen en is het dus niet allemaal rozengeur en maneschijn. Er zijn een aantal punten waar je scherp op moet zijn wanneer jij groepsbesluitvorming wilt faciliteren.

De nadelen van groepsbesluitvorming

■ Een hogere tijdsinvestering

Een vuistregel is; Hoe meer mensen betrokken zijn bij de besluitvorming, hoe meer tijd dit in beslag zal nemen en des te minder efficiënt de besluitvorming zal verlopen. Hier moet je dus simpelweg op berekent zijn en voldoende tijd voor vrijmaken. Is er echter een scherpe deadline en is de tijd beperkt, dan is groepsbesluitvorming wellicht niet de meest handige keuze.

■ Opzettelijke stilte

Het komt voor dat medewerkers opzettelijk hun mening voor zich houden of informatie niet delen met hun leidinggevenden, uit angst voor de gevolgen daarvan. Ze noemen dit fenomeen ook wel ‘corporate silence’ en dit wordt vaak versterkt door de grote van de groep. Het is dus belangrijk om tijdens groepsbesluitvorming een omgeving te creëren waarin iedereen zich veilig voelt om zijn of haar mening te delen.

■ Er wordt geen verantwoordelijkheid genomen.

Het is erg belangrijk om de rollen en verwachtingen naar de leden van de groep duidelijk te maken. Hoe meer mensen betrokken zijn bij de besluitvorming, hoe meer hun idee gevoelsmatig wordt “aangelengd”. Als resultaat daarvan voelt het dus niet langer als “hun idee” maar meer als “groepsidee”. De verantwoordelijkheid die mensen vervolgens voelen voor het idee neemt af. Het is dus belangrijk om dat te kaderen en duidelijk naar elkaar uit te spreken wat er verwacht wordt. Het blijft namelijk ten allen tijden het idee van de groep en daarmee van de individuele deelnemers daaraan.

“Alleen ben je sneller maar samen kom je verder”

Het nemen van besluiten kan dus bemoeilijkt worden door de spanning die ontstaat wanneer groepsleden bang zijn voor de consequenties, deelnemers lid zijn van meerdere groepen, er conflicten tussen de groepsleden zijn, er sprake is van fouten in de methodiek of verkeerde leiding.

Om te kunnen komen tot een besluitvorming die gebaseerd is op echte overeenstemming zijn 5 basisstappen noodzakelijk:

1.     Een nauwkeurige probleemdefiniëring: de groep dient samen helder te krijgen wat precies het probleem is door het vanuit verschillende perspectieven te bekijken.

2.     Het voorstellen van verschillende oplossingen: de groepsleden bedenken in verschillende samenstellingen zoveel mogelijk voorstellen, die allemaal uitgewerkt worden.

3.     Het beoordelen en toetsen van de voorgestelde oplossingen: van alle voorstellen worden de voor- en nadelen gezamenlijk uitgebreid bekeken en besproken

4.     Het kiezen van één oplossing: uiteindelijk wordt er op basis van overeenstemming gekozen voor de beste oplossing.

5.     De planning en uitvoering: de groepsleden dienen het proces naar de uitvoering van het besluit nauwkeurig in kaart te brengen, inclusief ieders aandeel en eventuele problemen die op loer liggen om het gestelde doel te bereiken.

Groepsbesluitvorming maakt dus handig gebruik van de diverse krachten en expertise van de betrokken personen binnen een bedrijf. Door deze unieke eigenschappen van de groep aan te boren, is het mogelijk dat de groep een groter aantal alternatieven genereert met een hogere kwaliteit dan een individu alleen zou kunnen opleveren.

Kortom, een groter aantal alternatieven met hogere kwaliteit, meer eigenaarschap, een betere borging en een algeheel betere probleemoplossing dan een individu ooit in zijn eentje zou kunnen bereiken.

De voordelen van groepsbesluitvorming zijn dus duidelijk. Nu rest nog de goede uitvoering daarvan in de praktijk.