Versnellen via een versnellingskamer

De wereld om ons heen veranderd in hoog tempo en wordt daarmee steeds complexer. De behoefte aan technologie-ondersteunde methoden die helpen bij het doorgronden van de daarbij behorende complexe problematiek neemt toe.

Zeker op het vlak van effectievere methoden van samenwerken, beleids- en besluitvorming. Met deze groeiende behoefte ontstond de Versnellingskamer – een krachtig GDSS gebaseerd instrument.

Spilter, geestelijk vader van de versnellingskamer, is 13 jaar geleden opgericht door Steven Wagemaker en zijn visie was dat vergaderingen, overleg en besluitvorming door groepen mensen veel efficiënter en effectiever kon. Dit mondde uiteindelijk uit in de Spilter software zoals wij die vandaag de dag kennen en succesvol inzetten. 

De combinatie van dit platform met een degelijke voorbereiding, passende methodiek en ervaren facilitator wordt een versnellingskamer® genoemd.

Met deze software (toegankelijk via een browser) kan aan groepen van mensen input worden gevraagd via verschillende typen vragen. Deze antwoorden kunnen, terwijl de meeting wordt gehouden worden bewerkt, samengevoegd, gerangschikt, gescoord en zelfs in verschillende grafische vormen real-time worden teruggekoppeld aan de deelnemers.

Zo kan iedereen zijn mening geven, input leveren en wordt niemand over het hoofd gezien. En geeft het tevens een representatieve weerspiegeling van alle kennis, meningen en visies van de deelnemers binnen deze (project) groep.  

De bijeenkomsten worden vaak gehouden door populaire meeting-software zoals MS Teams of Zoom te combineren met het Spilter platform.

Deelnemers leveren op aangeven van een facilitator/moderator input op de verschillende vragen op dit platform. De facilitator zit in ‘de regiekamer’ achter de knoppen en stuurt de deelnemers naar vragen en bewerkt – alleen of met de deelnemers – hun antwoorden en maakt die vervolgens input van nieuwe vragen en/of analyses. 

De verzamelnaam van deze software wordt ook wel Group Decision Support Software (GDSS) genoemd. Een herkenbare naam die aan de dienst ‘software + facilitator + devices’ is gegeven is De Versnellingskamer® of afgekort; VK.

Dat is een geregistreerd merk en een online variant van een Versnellingskamer duurt ongeveer 2,5 uur.

Als er sprake is van een programmatische aanpak dan kan het aanpakken van een vraagstuk bestaan uit meerdere Versnellingskamer sessies – met dezelfde of andere deelnemers uit dezelfde of verschillende organisaties.  Op die manier kan complexe multi-organisatie en multi-stakeholder problematiek worden aangepakt en opgelost.

De versnelling van de Versnellingskamer

Aan de Versnellingskamer ligt een wetenschappelijke methode ten grondslag die het licht zag in de jaren ’80 in de VS. In omvangrijke (semi) overheidsprojecten ontstond de behoefte aan technologie-ondersteunde methoden om groepen van mensen – vaak van verschillende samenwerkende organisaties – te ondersteunen bij het doorgronden van complexe problematiek.

De eerste GDSS (Group Decision Support System) hulpmiddelen zagen het licht en introduceerden effectievere methoden van samenwerken, beleids- en besluitvorming in groepen van mensen.

Oorspronkelijk waren deze systemen gericht op de top van geopolitieke, maatschappelijke, technologische en wetenschappelijke problematiek. Nu, ruim dertig jaar later, zijn z.g. wicked problems (b.v. Rittel en Webber, 1973; Rein, 1976; Mazzucato, 2021) in veel vraagstukken en door alle bestuurslagen zichtbaar. 

“De wereld waarin we leven is complex en in zekere mate ongestructureerd. Het is dan niet gek dat er problemen ontstaan die lastig – of misschien zelfs onmogelijk – zijn op te lossen. Deze problemen noemen we wicked problems. Voorbeelden van wicked problems zijn: tegengaan van klimaatverandering of oplossen van etnisch ongelijkheid. Een wicked problem kunnen we definiëren als een uniek probleem dat moeilijk of onmogelijk is op te lossen door incomplete of tegengestelde informatie binnen een veranderende context.”

Daarmee ontstaat een grotere behoefte aan krachtig instrumentarium zoals de Versnellingskamer – een GDSS gebaseerd instrument.

De Spilter Versnellingskamer® is dan ook een samenspel van technologie, methoden en uitvoering dat leidt tot het verder brengen (oplossen) van inhoud- en context-specifieke vraagstukken en wordt momenteel veel gebruikt door gemeenten, provincies en ministeriële uitvoeringsorganisaties. Er wordt daarnaast vaak gebruik gemaakt van deze aanpak in de aanbestedings- en infrastructurele trajecten zoals de MARK methode en Claimscan van Rijkswaterstaat.

Overzicht van een versnellingskamer

• Plannings- en analyse elementen

Het vraagstuk wordt in de bredere context geplaatst. Bepaald wordt wanneer de Versnellingskamer geslaagd is en welk actorenveld (deelnemers) daarvoor benodigd zijn. Decompositie van de hoofdvraag in deelvragen en analyse van deelvraagstukken en vertaling naar Versnellingskamervragen vindt plaats.

• Methodische- en uitvoeringselementen

Mapping van methoden op de deelvraagstukken en ontwerp van een Versnellingskamer werkproces, dat binnen de randvoorwaarden leidt tot het gestelde resultaat. Als sprake is van een bredere context dan wordt de Versnellingskamer zodanig ontworpen dat een logisch vervolg in een programmatische opzet mogelijk is.

• Technologische en facilitatie-elementen

De Versnellingskamer maakt gebruik van mondeling, tekstuele en grafische en terugkoppelingsmethoden die zorgen voor een vlot en interactief verloop van de sessie. 

Samengevat leidt deze grondige voorbereiding en een systematische uitvoering tot tijdswinst en verhoging van de kwaliteit. Tot het versneld behalen van de gestelde doelstellingen en het optimaal inzetten van de kennis en ervaring van de gehele (project)groep.

Een opdrachtgever vatte het laatst mooi samen door aan het eind van de sessie terug te geven:

“We hebben over de afgelopen 5 jaar honderden uren samen doorgebracht in vergaderkamertjes en zijn nu in slechts 2,5 uur verder gekomen dan in die 5 jaar hiervoor”