Verdwalen in het project doolhof

Herken je dit?

Binnen de organisatie wordt vastgesteld dat er een nieuwe visie, koers, werkwijze of nieuw project moet worden onderzocht, met als doelstelling om deze op termijn uit te gaan voeren. Vervolgens wordt er intern een projectgroep (of expertgroep) samengesteld om die doelstelling handen en voeten te geven.

Er wordt een eerste bijeenkomst ingepland en voorzichtig worden de eerste bevindingen en data gedeeld. Twee weken later staat de volgende bijeenkomst gepland en de derde bijeenkomst weer een maand later. Die derde bijeenkomst wordt verzet omdat 2 projectgroep deelnemers niet aanwezig konden zijn. De agenda’s worden getrokken om een nieuwe vergadering in te plannen, maar er breekt ook een vakantieperiode aan en ze besluiten om het over de vakantie heen te trekken en zo kabbelt het project voort.

In de praktijk zie je vaak dat een middel (het onderzoek of de bijeenkomsten) het doel wordt gemaakt en het projectteam onderweg verzand in allerlei randzaken. Ze zijn vooral heel druk met druk zijn en moeten vaak aan het eind van de rit met tegenzin de balans opmaken en toegeven dat het niet heeft opgeleverd wat ze van te voren hadden gedacht. Of beter gezegd: hadden gehoopt.

J.J. Boonstra (2000) heeft berekend dat ongeveer 70% van veranderingen in Nederlandse organisaties mislukken, in die zin dat de vooropgezette doelen van de verandering niet worden gehaald en medewerkers het spoor bijster raken. Dit percentage ‘mislukkingen’ komt overigens overeen met de data die Pettigrew (1997) in het Verenigd Koninkrijk vond. 

Het overzicht behouden

Het analyseren en interpreten van alle data, (expert)meningen en vooral de snelheid waarmee dit gebeurt wordt voor organisaties en instanties van steeds groter belang. Dus hoe ga je slim om met alle informatie, data en meningen die er beschikbaar zijn? En vooral: Hoe kan je uit al deze “big data” de voor jou werkbare ‘rijke data’ halen?

Vooral wanneer de maatschappelijke belangen groot zijn, de leiding deze initiatieven als kansrijk heeft bestempeld of er politieke druk achter zit worden zulke projecten het liefst vandaag bedacht en gister al uitgevoerd. Tijd is dus een cruciale factor in het proces, maar de uitvoering is in de praktijk vaak stroperig en neemt juist veel tijd in beslag. Kortom: Het tegenovergestelde van wat je wilt bereiken.

Want hoe belangrijker een project lijkt te zijn, hoe meer tijd er in het wegen van beslissingen wordt gestoken. Waardoor er uiteindelijk vaak helemaal geen beslissingen of acties worden genomen.

Binnen zulke belangrijke projecten zijn er een aantal zaken die je vaak terug ziet komen en die het gehele proces en de kwaliteit ervan negatief beïnvloeden.

• De grootste mond dicteert

Ieder zijn (expert) mening is belangrijk en die wil je even zwaar laten wegen in het proces.

Toch gaat het in de praktijk vaak anders; Er is één expert (deelnemer) aanwezig die 80% van de gesprekstijd inneemt en boven iedereen uitschreeuwt. Hierdoor wordt de rest van de groep ondergesneeuwd en wordt het uiteindelijke resultaat beïnvloedt of gevormd door slechts één mening, namelijk die van degene die het hoogste woord voert.

Je hebt hierdoor als projectteam het gevoel dat jullie niet het maximale uit de bijeenkomst hebben gehaald en hebt eigenlijk het idee dat je weer een nieuwe bijeenkomst moet inplannen om nogmaals iedereen zijn mening, visie of zienswijze op te halen. Want als je even heel eerlijk bent; dat gevoel heb je nu zeker niet.

Dus weer moet iedereen zijn agenda trekken om een nieuwe datum in te plannen waarbij jullie weer precies hetzelfde gaan doen als waar deze bijeenkomst voor was ingepland. Zonde van de tijd en een nieuwe datum inplannen die past in de agenda van zo veel mensen lijkt altijd op hogere wiskunde.

• Analysis paralysis

Analyse-verlamming beschrijft een individueel of groepsproces wanneer het te veel analyseren of overdenken van een situatie ertoe kan leiden dat voorwaartse beweging of besluitvorming “verlamd” raakt. Dat houdt in dat er niet over een oplossing of actie wordt besloten, maar je als projectteam ongewild steeds dieper in het doolhof van data en analyseren verdwaald. Weken of zelfs maanden gaan voorbij, terwijl het team druk bezig is om data te verdiepen of verder uit te zoeken. Ze komen dus niet dichterbij de doelstelling die aan het begin is vastgesteld en verzanden in het moeras van over-analyseren.  

• Van uitstel komt afstel

Wanneer een projectteam gebrek aan overzicht heeft of een duidelijke taakverdeling ontbreekt is uitstelgedrag vaak een natuurlijk gevolg. Hoewel de deadline eerst nog ver weg lijkt, komt deze toch vanzelf steeds dichterbij. Als de tijdsdruk toeneemt mis je dan vaak overzicht van de taken die er nog te doen zijn. Hierdoor ontstaat op zijn beurt weer onrust, waardoor het projectteam nog moeilijker kan focussen. In de praktijk zijn we in veel gevallen met meerdere dingen tegelijk bezig, daardoor zijn mensen druk, druk, druk en komen ze vaak niet meer toe aan lastige – maar belangrijke – taken. Onze hersenen zijn nou eenmaal zuinig met energie, dus als er een keuze kan worden gemaakt tussen een makkelijke of een ingewikkelde taak dan kiezen de hersenen automatisch voor de makkelijke taak. De projectdeelnemers hebben wel het gevoel dat ze productief zijn geweest, maar blijken hun dagen te hebben gevuld met randzaken en werkzaamheden die ze niet dichterbij de projectdoelstelling hebben gebracht. De conclusie die dan vaak getrokken wordt: “Er was te weinig tijd”

• De wet van Parkinson

De wet van Parkison (uitgevonden door Cyril Northcote Parkinson, een Engelse professor) zou je kunnen samenvatten met: ‘de maximale tijd of middelen die je hebt, zul je er in alle waarschijnlijkheid aan besteden’. Hij ontdekte namelijk dat de tijd, energie of budget dat beschikbaar werd gesteld, ook de hoeveelheid was die uitgegeven werd. Dat wil zeggen: Wanneer je 6 maanden de tijd neemt voor een project, dan duurt dat project in de praktijk ook 6 maanden. Neem je echter 4 maanden voor datzelfde project, dan zal die in dat geval “slechts” 4 maanden duren. Diezelfde regel gaat overigens op voor het budget, het aantal mensen en de middelen. Deze wet van Parkinson is een verklaring voor het feit dat de meeste mensen op de laatste dag van een deadline iets opleveren of waarom de meeste reacties op een vacature op de laatste dagen voor sluiting binnenkomen.

• Het (eind)rapport neemt veel tijd in beslag

Het doel van een projectteam is in veel gevallen om een rapportage, advies of plan van aanpak op te leveren. Vaak gepaard met een analyse van de huidige situatie, een zelfde soort analyse van de gewenste situatie, de documentatie van bronnen/expertmeningen en vervolgens een soort plan van aanpak of advies om naar te gewenste doelstelling te komen, op basis van alle input die tijdens het proces is verzameld. Een ongeschreven regel die helaas vaak opgaat is dat hoe meer mensen (projectteam) zich met dit rapport bemoeien, hoe langer dit proces in beslag zal nemen. Het redigeren en aanpassen begint dan een soort eindeloze exercitie te worden. Vooral wanneer iedereen ’zijn plasje eroverheen’ wilt doen.

Herkenbaar … ?

Versnellen via de versnellingskamer®

Zeg eens eerlijk; hoe fijn zou het zijn als je zo’n proces dat normaliter weken of zelfs maanden in beslag neemt, in slechts één of twee sessies van 3 uur zou kunnen verpakken?

En ja, dat is inclusief het inzichtelijk maken’ en vastleggen van iedere deelnemer zijn/haar mening, deze data ‘real-time’ bewerken en terugkoppelen aan de groep, het selecteren en clusteren van alle data (daarmee bijv. direct prioritering aangeven in de vorm van een top-10 lijst) en ook nog geheel automatisch dit vast te leggen in een uitgebreide rapportage?

Dit hele bovenstaande proces van versnellen, noemen wij een versnellingskamer®

Dat is in een notendop wat wij met onze software + begeleiding doen in slechts een sessie van 3 uur. Stel je eens voor hoeveel vergaderingen, budget, hoofdpijn, tijd en moeite je dit zal besparen.

• Eens bespreken wat de mogelijkheden voor jouw projectgroep of organisatie zijn? Vul dan onderstaand contactformulier in en dan plannen we een zoom’ of teams meeting in. Zie je daar.