STOP MET MULTITASKEN | FOCUS⁣ - Jerry van Staveren

Multitasken kan niet!

Ja, dat zei ik écht! Het bestaat niet. Het is er nooit geweest. Het is niets meer dan een mythe.

En nee, zelfs vrouwen kunnen niet multitasken.

Dat blijkt uit onderzoek van Jelmer Borst van de Rijksuniversiteit Groningen. Ons werkgeheugen kan slechts één element tegelijk bevatten, dus vergeet het multitasken maar.

Wat vooral opvalt met de zogenaamde “multitaskers” bijvoorbeeld wanneer ze hun mail tijdens een vergadering wegwerken om “efficiënt met hun tijd” om te gaan, is dat ze alles behalve efficiënt zijn!

Dat komt vooral omdat ze niet hun volledige aandacht bij de mails hebben en ook niet volledig aanwezig zijn bij de vergadering. Ze doen alles maar half en daarom niets volledig.

Wanneer mensen het hebben over multitasken, dan spreken ze eigenlijk over ‘task switching’: van de ene taak naar de andere taak schakelen.

Dat is namelijk wat we doen als we e-mailen en vergaderen of bellen tegelijk. Of wanneer we appen en met iemand kletsen op hetzelfde moment.

Dat schakelen kan overigens wel snel gaan, alleen niet tegelijkertijd.

WE ZIJN GEEN COMPUTERS

Wanneer we ergens bewust mee bezig moeten zijn kan ons brein ongeveer 60 bits per seconde verwerken. Ter vergelijking: ons onderbewustzijn kan 11,2 miljoen bits in dezelfde tijd verwerken.

Kortom: Afleiding of “multitasken” tijdens onze niet-geautomatiseerde taken, kunnen we dus niet gebruiken.

VRAGEN OM FOUTEN

Als we meer elementen moeten onthouden, slaan we die op in ons lange termijn-geheugen. Met als gevolg dat het terughalen van die informatie meer tijd kost en dat dan onvermijdelijk weer leidt tot meer fouten.

Dus als we proberen te multitasken is dat helemaal niet efficiënt. Een gevalletje van “probeer het maar niet eens” dus.

Paul Kirschner heeft hier onderzoek naar gedaan. Hij werkt bij de Open Universiteit als hoogleraar Onderwijspsychologie en deed specifiek onderzoek naar multitasken. Hij kwam tot de volgende belangrijke conclusie: wat wij verstaan onder multitasken, ís niet eens multitasken.

Wij kunnen simpelweg geen twee dingen tegelijk doen als we daarbij moeten nadenken.

“Multitasken is feitelijk twee of meer informatieverwerkende processen tegelijkertijd uitvoeren.

Dus meerdere taken uitvoeren die niets met elkaar te maken hebben en elkaar niet beïnvloeden. Dat kunnen misschien sommige computers maar er bestaan geen mensen die dat kunnen.

We hebben namelijk maar één brein.”

Bij het onderzoek moesten mensen een stuk tekst lezen en er inhoudelijke vragen over beantwoorden. De mensen die dit ongestoord konden doen, hadden de tekst binnen 5 minuten onder de knie.

De andere testgroep die ondertussen meldingen en appjes kreeg deed er ruim anderhalf keer zo lang over. Kortom: Door multitasken duurt het uitvoeren van taken ook nog eens veel langer.

WIL NIET ALLES KUNNEN MAAR FOCUS JE JUIST OP JOUW STERKTES

Het multitasken komt vaak voort uit een onverklaarbare drang om alles in eigen beheer te willen houden (als je wilt dat iets goed gebeurt moet je het zelf doen) en we overal goed in willen zijn (ik wil overal de teugels van in handen houden binnen mijn bedrijf).

In de praktijk betekent dit dat we veel ballen in de lucht moeten houden en gedurende de dag continue andere “petten” op moeten zetten.

Het ene moment dragen we de pet van directeur, om vervolgens de pet van de boekhouder op te zetten om daarna weer te switchen naar de pet van HR manager. En gedurende de dag zetten we ook regelmatig de pet van de account manager of sales manager op.

Als we het gevoel hebben dat we in sommige van die “petten” kunnen verbeteren of ondermaats presteren dan volgen we snel een cursus, volgen een workshop of doen we een studie. Om die specifieke “pet” op niveau te krijgen.

Hoe stom is dat gedrag eigenlijk, als je erover nadenkt. . .

Er zijn dingen waarvan ik weet dat ik er goed in ben – het geven van workshops is daar één van of mensen helpen betere resultaten te halen met hun verkoop – maar er zijn ook genoeg dingen waar ik nou eenmaal slecht in ben – mijn administratie bijhouden bijvoorbeeld of het juiste gebruik van D, T of DT’s in de artikelen die ik schrijf.

Misschien moet ik het iets nuanceren: Dat zijn dingen waar ik veel minder affiniteit mee heb en mindere resultaten mee behaal.

Ik weet dit en daarom heb ik mensen en tools om mij heen verzameld om die “zwakheden”op te vangen.

Een boekhouder voor alle administratie bijvoorbeeld. Maar dat is helaas niet iets wat veel bedrijven, directeuren of ondernemers mij na kunnen doen.

Met man en macht en tegen beter weten in proberen ze de zaken waar ze minder goed op scoren, minder affiniteit mee hebben of simpelweg slechtere resultaten behalen op een hoger niveau te tillen.

Als ze hun activiteiten in rapportcijfers zouden moeten uitdrukken zouden ze bijvoorbeeld hun HR activiteiten een 5 geven.

Ze gaan vervolgens veel tijd, aandacht en energie in dit HR verhaal steken door bijvoorbeeld een cursus te volgen om van deze 5 met veel pijn en moeite een 6 of max een 7 te maken.

Dat gedrag hebben we tenslotte op school geleerd.

Maar zo werkt het in het bedrijfsleven nou eenmaal niet!

Veel ondernemers proberen van hun 5 een 6 of 7 te maken en daarmee over de gehele linie een ”mooi rapport” te creëren. Dit gedrag zie je ook weer terug komen in meerdere facetten van hun ondernemerschap. Dit zie je bijvoorbeeld terugkomen in de projecten waar ze mee bezig zijn, ze proberen dan “het zorgenkindje” succesvol te maken en negeren het project dat wel goed loopt.

“Die loopt goed, dus kan ik mijn aandacht in dat slechtere project steken en die op een goed niveau proberen te krijgen”

Maar bijvoorbeeld ook in de social media posts die ze doen. Ze plaatsen content op kanalen zoals Facebook of Instagram maar als de likes en reacties achterblijven gaan ze marketingbudget spenderen om deze content wel onder de aandacht te brengen.

Ze laten zich in dat geval leiden door verlies en pijn. In de onderstaande video leg ik uit wat dit gedrag precies inhoudt en wat je juist moet doen om meer resultaat te behalen: