Snelle veranderingen

Tijdens de eerste lockdown waren experts die zich bezig hielden met verandering verbaasd over de snelheid waarmee het online werken, bijv. via Microsoft Teams, in verschillende organisaties werd geïmplementeerd.

Door de plotselinge urgentie was het namelijk gelukt om veel sneller een (digitale) transformatie door te voeren.

Eerdere ervaringen met zulke implementaties lieten zien dat dit normaliter een veel langere periode in beslag nam en er talloze stuurgroep vergaderingen, programma’s met aangepaste eisen en andere bureaucratische uitingen aan te pas kwamen. En zelfs dan lukte het soms nog niet om de gewenste verandering door te voeren.

Noodzaak als aanjager voor verandering

Je zou kunnen stellen dat de uitdagingen rondom corona de voedingsbodem zijn geweest voor versnelde veranderingen. Het bewijs lijkt daarmee geleverd dat wanneer de mensen die noodzaak ook daadwerkelijk zelf voelen, ze veel sneller bereidt zijn van huidige naar gewenste situatie te veranderen.

Maar met het vaststellen dat noodzaak verandering enorm kan versnellen zijn we er nog lang niet. Verandering klinkt namelijk simpel, maar in de praktijk is het vaak anders. In de praktijk blijkt het namelijk één van de grootste uitdagingen te zijn, vooral als we in aandacht verslappen of weerstand vanuit de groep gaan ervaren. Op die momenten valt alles vaak weer terug in de oude situatie.

Want er is nog een andere factor die meespeelt …

Gerelateerd: https://jerryvanstaveren.nl/de-noodzaak-van-verandering/

Het duurt zolang je neemt

De wet van Parkison (uitgevonden door Cyril Northcote Parkinson, een Engelse professor, die in de jaren ‘60 zestig over dit onderwerp publiceerde) zou je kunnen samenvatten met: ‘de maximale tijd of middelen die je hebt, zul je er in alle waarschijnlijkheid aan besteden’.

Hij ontdekte namelijk dat de tijd, energie of budget dat beschikbaar werd gesteld, ook de hoeveelheid was die uitgegeven werd.  

Dat wil zeggen: Wanneer je 6 maanden de tijd neemt voor een implementatie, dan duurt die implementatie in de praktijk in veel gevallen 6 maanden. Neem je echter 4 maanden voor dezelfde implementatie, dan zal die in dat geval “slechts” 4 maanden duren. Diezelfde regel gaat overigens op voor het budget, het aantal mensen en de middelen.

Deze wet van Parkinson is een verklaring voor het feit dat de meeste mensen op de laatste dag van een deadline iets opleveren of waarom de meeste reacties op een vacature op de laatste dagen voor sluiting binnenkomen. Maar het verklaart ook waarom afdelingen altijd meer budget of mensen nodig hebben.

Tijd neem je niet, tijd maak je

Elon Musk is berucht omdat hij de wet van Parkinson toepast binnen zijn bedrijven. Met vlijmscherpe en gevoelsmatig onhaalbare deadlines probeert hij versneld grote dingen te bereiken. En inderdaad, het lukt regelmatig niet. Maar daarentegen lukt het ook regelmatig wel.

En als bijvangst van deze aanpak zorgt hij er voor dat zijn medewerkers niet openstaan voor afleidingen of andere zaken die het doel niet dichterbij brengen. Je zal binnen die bedrijven namelijk geen (overbodige) vergaderingen meer zien, die net zo goed een interne memo hadden kunnen zijn.

Tim Ferris geeft in essentie dezelfde tip; om jezelf een redelijke, maar korte deadline te geven voor het werken aan een bepaalde taak. Door deze vorm van timeboxing, dwing je jezelf om effectiever en efficiënter te handelen in de beschikbare tijd en dus niet te verzanden in randzaken.

Dat is wellicht het belangrijkste inzicht dat we uit digitale transformatie tijdens de lockdown kunnen meenemen. Zonder noodzaak en stevige deadlines is er geen verandering.

De lockdown toont aan dat verandering veel sneller kan (als het moet), nu is het de kunst om die urgentie en doelgerichtheid te creëren zonder dat er een pandemie voor moet uitbreken.