Met groepen besluiten nemen

Wat bepaalt de kwaliteit van een groepsoordeel? En vooral; wat leidt tot een kwalitatief besluit?

Wanneer grote groepen mensen samen komen om tot besluitvorming te komen zijn er een aantal factoren die de kwaliteit van het besluit beïnvloeden. Je zou kunnen stellen dat; Hoe meer mensen er betrokken zijn des te minder efficiënt de besluitvorming gaat; mensen delen in groepsverband opzettelijk hun mening niet of houden informatie achter; er wordt in de groep geen eigenaarschap of verantwoordelijkheid genomen.

Dus hoe krijg je de verschillende inzichten van alle betrokkenen op elkaar afgestemd, zonder dat dit een complex en tijdrovend proces wordt?

Gerelateerd https://spilter.nl/zo-veel-mensen-zo-veel-wensen/

In de jaren negentig heeft John G. Oetzel uitgebreid onderzoek naar besluitvorming bij grote groepen mensen uitgevoerd, waarbij ook de Vigilant Interaction Theory (Hirokawa en Rost) een belangrijkere rol speelde. Hirokawa was samen met Denis Gouran al eerder betrokken bij de functionele theorie van groepsbesluitvorming in de jaren ‘80.

Deze theorieën gaan uit dat de kwaliteit van een besluit afhankelijk is van interacties tussen groepsleden. Het doel van deze studie was vooral om te bepalen of de relatie tussen de kwaliteit van de interactie en de prestatie van groepsbeslissingen veralgemeend kan worden.

De effectiviteit van een beslissing hangt af van de inspanningen van de groep om de specifieke taak en doelstelling te analyseren en te begrijpen. En de positieve en negatieve kanten van alle alternatieve keuzes te identificeren om daarmee de best mogelijke oplossing te vinden.

Volgens het onderzoek beïnvloedt de manier waarop groepsleden over problemen, oplossingen en gevolgen praten, de manier waarop ze daarover denken. En die denkwijze bepaalt op haar beurt weer de kwaliteit van de keuzen die de groep maakt.

Wanneer de interactie op die manier wordt beschouwd kan dit leiden tot een verkeerde inschatting van problemen, het stellen van verkeerde doelen en daarmee een onjuiste beoordeling.

Kwalitatieve groepsbesluitvorming theorieën

Er zijn meerdere theorieën die zich verhouden tot de uiteindelijke kwaliteit van besluitvorming;

• Volgens de ‘vigilant interaction theory‘ hangt de kwaliteit van het groepsoordeel af van de communicatie waarmee de groep zich blijft focussen op de keuzes. En daarbij onbevooroordeeld te werk blijft gaan.
• Volgens de ‘social decision schemes theory’ hangt de kwaliteit van het groepsoordeel vooral af van de manier waarop de individuele meningen verdeeld zijn.
• Volgens de ‘persuasive arguments theory‘ komt een hoogwaardig groepsoordeel vooral tot stand door argumenten uit te wisselen.

Daarbij moet echter ook worden meegewogen dat mensen slechts met tegenzin besluiten nemen. Psychologen noemen dit ook wel conflict-theorie: ieder ervaart een situatie waarin hij/zij moét kiezen als onaangenaam. Wanneer mensen met tegenzin besluiten nemen, ligt het voor de hand te pleiten voor ‘vigilantie‘; voor oplettendheid en waakzaamheid.

Een remedie kan worden gezocht in een objectieve, onbevooroordeelde afweging van voor- en nadelen van alle alternatieven. Binnen deze benadering kan besluitvorming worden beoordeeld op de gevolgde procedure.

Groepsbesluitvorming procesmatig versnellen

Onze ervaring leert dat het steeds lastiger wordt om doeltreffend tot kwalitatieve besluitvorming te komen. Zeker met grote groepen mensen. Voor een belangrijk deel ligt dat aan de hoeveelheid, complexiteit en onderlinge verbondenheid van de huidige vraagstukken en sturingsmechanismen zoals bijvoorbeeld decentralisatie, verzelfstandiging en privatisering. Voor een ander deel ligt dat aan de traditionele manier waarop groepen tot besluitvorming komen.  

Ervaring wijst uit dat divers samengestelde groepen gemiddeld betere besluiten nemen over complexe en relatief onoverzichtelijke vraagstukken. Ook heeft de groepsgrootte invloed op de kwaliteit van besluiten. De kans op tunnelvisie (groupthink) is aanzienlijk kleiner in grotere groepen en er is tevens veel meer kennis beschikbaar.

Besluitvorming over complexe en gevoelige vraagstukken in grotere groepen (>10) vergt echter meer organisatie en structuur dan een reguliere bijeenkomst kan bieden. 

De Versnellingskamer is een door technologie ondersteund instrument dat de juiste organisatie en structuur aanbrengt en zo groepen helpt om betere en duurzamere besluiten te nemen.

1. Gebruik de diversiteit in expertise en achtergronden om alle alternatieven te onderzoeken.
2. Gebruik afwegingen op basis van kennis en ervaring en niet op basis van positie, kosten of baten.
3. Wees gevoelig voor de verschillen in de manieren van uitdrukken. Geef iedereen evenveel aandacht, zonder interrupties. Soms heeft slechts één deelnemer informatie die echt van toepassing is, maar gaan ze er gemakshalve van uit dat iedereen dat wel weet en delen ze dus niet. Spreektijd heeft daar meestal weinig mee te maken.
4. Vermijd de informatie bias. Richt je niet op wat iedereen al weet, zoals succesverhalen uit het verleden.
5. Evenwicht tussen exploratie en exploitatie, onderzoek en uitvoering. Blijf niet praten, ga doen.
6. Vermijd het “halo-effect” van de eerst geuite meningen.
7. Benoem een procesbewaker (of vraag een facilitator), die bewust omgaat met valkuilen en gemeenschappelijke vooroordelen. Hij of zij dient vooral het proces te bevorderden.