Leiding geven is maatwerk

Vorige week is de nieuwe werknemer begonnen en deze oogt nog wat onzeker. De andere medewerker zit al jarenlang op dezelfde plek en kan eigenlijk wel wat extra uitdaging gebruiken.

Op de HR afdeling zijn ze weer heel extrovert en moet jij je best doen om niet te verzanden in een koffiepraatje van een uur en bij de administratie hebben ze liever niet dat je ze stoort tijdens hun werkzaamheden en is het devies “voor je kijken, doorlopen”. Het is zomaar een dwarsdoorsnede van de medewerkers binnen een bedrijf.

En dan spelen er ook nog allerlei persoonlijke omstandigheden en factoren mee die het functioneren van de medewerkers in je bedrijf beïnvloeden. Dus hoe vertoon je goed leiderschap met al die verschillende mensen en situaties?

De manier van leidinggeven is bepalend voor het functioneren en succes van je werknemers. Een goede leidinggevende heeft namelijk een positieve invloed op de medewerkers. En dat zorgt weer voor gemotiveerde werknemers, die lekker in hun vel zitten en productief zijn. Dit zie je bijv. ook weer terug in het ziekteverzuim of algehele bedrijfsresultaat.

Maar hoe gaat dat in de praktijk?

De aanpak die de ene werknemer prettig vindt, kan bij de andere namelijk weer verkeerd uitpakken. Dus wat moet je doen?

Pas je manier van leidinggeven aan de werknemer aan.

Wanneer je jouw aanpak aanpast aan de omstandigheden en de verschillende typen werknemers noemen ze dit situationeel leiderschap. Dat werd in de jaren ’70 ontwikkeld door gedragswetenschapper Paul Hersey en managementdeskundige Kenneth Blanchard.

In hun onderzoeken beschrijven ze 4 stijlen. Die verschillen van elkaar in de mate waarin je je mensen stuurt en/of ondersteunt. Welke stijl het best werkt hangt weer van de situatie en van de werknemer af. Een paar factoren die daarin een belangrijke rol spelen:

• Heeft de werknemer de juiste kennis (vaardigheden) om het werk te kunnen doen?
• Hoe is het gesteld met het zelfvertrouwen van de medewerker? Is deze zelfredzaam of moet deze vooral aangezwengeld worden om het werk te kunnen doen?
• Is de werknemer gemotiveerd of juist helemaal niet? En hoe is de gemoedstoestand?

Voor iedere manager, directeur of leidinggevende is het dus belangrijk om werknemers en situaties goed te observeren. En vervolgens je bewust te zijn van welke van de 4 situationele leiderschapsstijlen het best bij de situatie, omstandigheden en medewerker passen:

1. Begeleidend

Met een begeleidende stijl leid je medewerkers op, zodat ze hun werk helemaal zelfstandig kunnen doen, zonder verdere aansturing of motivatie.

Aan het begin ben je als leidinggevende iets meer sturend, maar biedt tevens veel ondersteuning. Het is dan een spel van geven en nemen, waarbij je beslissingen, werkwijzen en procedures uitlegt, maar daarnaast ook om input, suggesties en verbeteringen vraagt.

Met als doel om de kennis en betrokkenheid te vergroten.

Deze manier van leidinggeven past goed bij werknemers die gemotiveerd en ambitieus zijn, maar nog niet alle kennis en/of vaardigheden in huis hebben. Het is belangrijk dat deze typen werknemers ervoor open staan om nieuwe dingen te leren en zelf dingen willen ondernemen.

Daarbij is het belangrijk dat je als leidinggevende goed bent in mensen overtuigen, motiveren en aanmoedigen. Tip: Geef medewerkers steeds meer verantwoordelijkheden, nodig ze uit om een vergadering te leiden en laat ze meedenken over een vraagstuk. Zo laat je zien dat je hun input waardeert. En dat zorgt weer voor extra vertrouwen en motivatie.

2. Sturend

De naam verraad het al: Hierbij stuur je de werknemers in de juiste richting. Je geeft ze duidelijke instructies en vertelt wat je van ze verwacht. Vervolgens controleer je of ze de taken goed hebben uitgevoerd.

Bij deze manier aanpak geef je de werknemers dus veel sturing en minder ondersteuning. Er is dan weinig eigen initiatief vanuit de medewerkers en jij bent als leidinggevende continue nodig om de zaken aan te zwengelen en te dirigeren.

Sturend leiderschap werkt goed in crisissituaties en past goed bij werknemers die nieuw en/of onervaren zijn. Ze kunnen namelijk hun taken nog niet goed uitvoeren, hebben geen goed overzicht van wat er moet gebeuren en realiseren zich dat ook. Duidelijke instructies helpt ze hun vak te leren en werkzaamheden uit te voeren.

Daarnaast werkt deze aanpak wanneer het werk onder tijdsdruk moet worden uitgevoerd. Deze aanpak is namelijk gericht op actie en op het snel en efficiënt halen van doelstellingen. Het is vaak wel een korte termijn oplossing en de effectiviteit neemt af naarmate er meer tijd verstrijkt.

Tip: Pas deze aanpak toe wanneer er sprake is van crisissituaties (waarbij iemand de leiding moet nemen en knopen moet doorhakken) of projecten onder tijdsdruk.

3. Steunend

Met deze aanpak geef je de medewerkers veel vertrouwen en laat je ze voelen dat ze hun werkzaamheden prima kunnen uitvoeren. Je geeft daarbij weinig sturing, maar vooral veel ondersteuning. Je helpt mensen bijvoorbeeld als ze vragen hebben of tegen problemen aanlopen. En deelt de verantwoordelijkheden.

Deze aanpak past goed bij mensen die wat terughoudend of onzeker zijn. Zij kunnen hun werk wel prima doen, maar treden niet op de voorgrond of doen niet meer dan gevraagd. Daarbij kunnen ook nog andere factoren een rol spelen bijvoorbeeld dat de werkdruk hoog is of de werksfeer onprettig.

Steunend leiderschap is geschikt voor werknemers die nooit eerder de kans kregen om verantwoordelijkheid te nemen. Daardoor hebben ze relatief weinig zelfvertrouwen opgebouwd.

Tip: Door medewerkers aan te moedigen en te betrekken bij beslissingen, leren ze steeds meer op zichzelf te vertrouwen. Of geef ze de mogelijkheid zelf na te denken over de aanpak en invulling van hun werkzaamheden.

Kies je voor deze aanpak? Dan is het belangrijk dat je als leidinggevende veel vragen stelt en een luisterend oor biedt. Alleen zo kom je erachter wat medewerkers drijft. En alleen zo ondersteun je hen optimaal bij hun werk en ontwikkeling.

4. Delegerend

Deze aanpak draait vooral om loslaten. Je geeft als leidinggevende in dit geval weinig sturing en weinig ondersteuning. Je laat werknemers vooral hun werkzaamheden zelf uitvoeren en invullen op de manier die zij denken dat het beste is. Ook geef je mensen zelf de verantwoordelijkheid voor besluitvorming en het oplossen van problemen. Daarbij draag jij als leidinggevende overigens wel nog steeds de eindverantwoordelijkheid.

De delegerende leiderschapsstijl past dan ook goed bij mensen die hun werk prima zelfstandig kunnen en willen doen. Zij nemen eigen verantwoordelijkheid en komen vanzelf naar je toe als ze ergens tegenaan lopen. Dit vraagt dus om zelfstandige en ervaren medewerkers.

Deze aanpak is voor een leidinggevende overigens geen vrijbrief, want het betekent niet dat je niets hoeft te doen. Je geeft de werknemers duidelijke kaders waarbinnen zij hun werkzaamheden doen. En vergeet niet: ook mensen die zelfstandig te werk gaan, hebben weleens behoefte om te sparren of te brainstormen.

Tip: Sta fouten toe. Delegerende leidinggevenden hebben vaak het idee dat ze het zelf beter kunnen. Echter, op het moment dat je een taak uitbesteedt, is het dus heel goed mogelijk dat je medewerker fouten gaat maken. Geef je personeel de ruimte om deze te maken en de kans om deze fouten te herstellen. Los problemen niet zelf op, omdat je medewerker er anders niets van leert. Verwacht ook niet dat het traject naar het eindresultaat net zo efficiënt verloopt als wanneer jij het zelf zou doen.

Duidelijk leidinggeven is prettig voor iedereen

Binnen ieder bedrijf ontstaan er groepjes met informele leiders. Mensen die niet benoemd zijn, maar wel de macht naar zich toe lijken te trekken of toebedeeld krijgen van hun collega’s. Joviale omgangsvormen wekken vervolgens de schijn van gelijkheid maar draaien de volgers een rad voor ogen over de werkelijke verhoudingen.

Daarom vraagt een goede, effectieve medewerker om duidelijk leiderschap. De werknemer weet immers dat er altijd een leider is – linksom of rechtsom. Het werkt dan voor alle partijen verhelderend wanneer die leiding in de buurt is, met de deur open, waar je binnen kunt lopen en die een aanpak heeft waar jouw situatie om vraagt. Situationeel leiderschap is dan ook een kunst.

Welke aanpak heeft jouw voorkeur?