In de versnellingskamer

“De afgelopen 5 jaar hebben we honderden uren in vergaderingen doorgebracht en nu zijn we in 2,5 uur verder gekomen dan in die 5 jaar hiervoor”.
Dat was de reactie van de projectleider nadat we onze versnellingskamer hadden afgerond.

Bij veel overheidsinstanties, gemeenten, adviesbureaus en onderwijsinstanties is het een welbekend begrip en wordt er gretig gebruik van gemaakt maar wat is zo’n versnellingskamer precies en hoe werkt het?

Ieder moment waarop een (project)team samenkomt en met de input van alle leden een beslissing moet nemen, biedt een Versnellingskamer voordelen. Iedereen draagt namelijk (anoniem) bij, elke mening weegt even zwaar en de structuur binnen een Versnellingskamer zorgt voor een focus op de inhoud en sluit daarmee afleiding door randzaken uit.

Hierdoor maakt de inzet van een Versnellingskamer écht het verschil. Niet alleen in tijdsbesparing maar ook daadwerkelijk in resultaat.

Wat is een versnellingskamer

Een Versnellingskamer is een methodiek die ervoor zorgt dat creatieve en besluitvormende processen versneld worden (vandaar de naam..) en vooral gestructureerd verlopen.

In een Versnellingskamer worden ideeën, kennis en meningen van deelnemers snel en efficiënt verzameld en bovendien inzichtelijk gemaakt. Daarbij kan je met een Versnellingskamer ‘real-time’ input categoriseren, prioriteren en analyseren.

Het wordt dan ook vaak een Group Decision Room (GDR) genoemd. De sessie wordt geleid door een ervaren gespreksleider die na een grondige voorbereiding de passende methodiek heeft vastgesteld voor de desbetreffende sessie. Dit gebeurt altijd in samenspraak met de klant, met de gewenste doelstelling scherp in het vizier en op basis van de input van alle aanwezigen. Een Versnellingskamer wordt dan ook altijd ondersteund door gespecialiseerde software.

Een Versnellingskamer wordt vaak ter ondersteuning ingezet bij:

• Brainstorm sessies
• Expert sessies
• Strategische trajecten
•  Beleidsvraagstukken
• (Burger) Participatie trajecten en
• Risicoanalyses

Voordelen van een Versnellingskamer

Verschillende onderzoeken door o.a. New Jersey Institute of Technology, IBM en de Universiteit van Twente hebben aangetoond dat gebruik van de Versnellingskamer:

• de tevredenheid verhoogt bij de deelnemers over het proces
• meer gevoel van participatie geeft
• de besluitvorming sneller laat verlopen
• de kwaliteit van de resultaten verbetert
• toegevoegde waarde heeft voor de uiteindelijke bedrijfsvoering
• er meer ruimte is voor inhoudelijke discussies
• zorgt voor breed draagvlak voor te nemen of genomen besluiten

Gezamenlijk start je namelijk met wat iedere betrokkene belangrijk vindt en werk je toe naar breed gedragen doelstellingen. Daarbij is er tijdens de sessie ruimte voor ieders belang, worden tegenstellingen uitgesproken, denkt men groepsgewijs in oplossingen en komt men gezamenlijk tot bijvoorbeeld een top drie of vijf van prioriteiten, waar de aankomende tijd de focus op moet komen te liggen.

Naast het formuleren en concreet maken van deze doelstellingen levert de sessie de belangrijkste randvoorwaarden voor het behalen van de doelstellingen en de impact van mogelijke scope-wijzigingen op.

In de bijbehorende rapportage zijn alle stappen om tot de feitelijke doelstellingen te komen overzichtelijk weergegeven. Alle meningen zijn inzichtelijk, waardoor altijd terug te lezen is waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.

Omdat binnen een Versnellingskamer gewerkt wordt met een digitaal systeem, kan de software ook vooraf online worden ingeschakeld om alle projectleden op een eigen moment te laten nadenken. Zij kunnen tevens op ieder moment aanvullen, maar ook inzien wat al door andere projectleden is ingevoerd. Dit brengt niet alleen tijdsbesparing met zich mee, maar zorgt ook voor een zeer volledig beeld.

Door de discussies af te wisselen met digitaal werken, kan iedereen zijn of haar mening kwijt, desgewenst anoniem. Zo kunnen alle projectleden rustig hun hart luchten en wordt niemand over het hoofd gezien of naar de achtergrond gedrongen.

Dit zorgt voor een open en eerlijke projectevaluatie. Men wil graag de successen delen maar ook de onderdelen bespreken die minder soepel zijn verlopen. Binnen een goed ingerichte sessie kan direct een vertaling gemaakt worden naar hoe het in de toekomst beter kan gaan.

Zo is de projectevaluatie niet alleen maar een ‘moetje’ maar levert het ook uitgesproken verbeterpunten op. Die dankzij het karakter van de Versnellingskamer ook door alle projectleden gedragen worden.