Het probleem van een tender

Voordat bedrijven een externe partij, zoals bijv. een consultancy, inschakelen voor een grootschalig project, brengen ze vaak eerst een RFP uit om daarmee verschillende voorstellen en prijsopties van de verschillende aanbieders in de markt te ontvangen. Dit noemen ze ook wel een tender.

Maar wat is het probleem met dit type offerteaanvragen?

“Een Request for Proposal (RFP) is een vraag van een opdrachtgever (ook wel aanbestedende dienst) aan partijen om met een bieding deel te nemen aan een offerte-aanvraag. Partijen (ook wel inschrijvers) reageren hier schriftelijk op. Het doel van een RFP is om uit verschillende offertes de gunstigste te kiezen.”

In theorie bieden RFP’s je dus de mogelijkheid om een groot project binnen te halen en een nieuwe klant te kunnen verwelkomen. Veel bedrijven staan dan ook te springen om deel te nemen aan zo’n RFP.

Een aantal willekeurige voorbeelden van dit soort trajecten, om je een beeld te geven?

Een gemeente schrijft een tender uit voor de ontwikkeling van een online platform, om mensen te informeren over de bereikbaarheid in de regio. Een grote pensioenuitvoerder gaat over op een nieuw digitaal systeem en zoekt een geschikte partij om dit uit te voeren of voor een groot verzamelgebouw wordt een RFP uitgeschreven voor de potentiële uitbater van het restaurantgedeelte.  

“Een tender, oftewel een aanbesteding, is een procedure waarbij een opdrachtgever aan bedrijven vraagt om een bepaalde dienst of product uit te voeren. Bedrijven schrijven zich met een offerte in op het werk of dienst. De opdrachtgever weegt vervolgens op basis van prijs en kwaliteit af welke inschrijver de opdracht wordt gegund.”

Een aanbesteding is vaak een opdracht van een overheidsinstelling, volgens voorgeschreven wettelijke procedures. Tender is het Engelse woord voor een aanbesteding. Tender wordt vaker gebruikt bij een opdracht van een commerciële organisatie.

Niks aan de hand, zou je zeggen, maar in de praktijk zijn er echter een aantal valkuilen waar je op moet letten als het over RFP’s of tenders gaat.

Doorgestoken kaart

Het komt niet zelden voor dat het geïnteresseerde bedrijf allang een partner in gedachten heeft en dus al een adviesbureau heeft gekozen voordat ze de RFP uitsturen. Vooral veel overheidsinstanties en publieke organisaties zijn verplicht om eerst RFP’s uit te sturen. Zodat ze goed alle opties kunnen “overwegen”.

De partner die ze al in gedachten hebben voor dit project kan zelfs een consultant zijn die heeft geholpen bij het opstellen van deze RFP. Of een consultancy waarmee ze al eerdere projecten hebben uitgevoerd en die ze graag weer opnieuw willen gebruiken. Dat scenario komt vaker voor dan je zou denken.

Wanneer jij als bedrijf of consultant dus reageert op deze offerte aanvragen kan het dus zijn dat je vele uren aan jouw voorstel besteedt om vervolgens te ontdekken dat je alleen hebt geholpen om deze potentiële klant te voorzien bij het naleven van interne en/of verplichte procedures. Kortom; Voor spek en bonen.

En dan gunnen zij dus dit grote project vervolgens zonder blikken of blozen aan je concurrent. Want in werkelijkheid werd deze concurrent al geselecteerd voordat het bedrijf de RFP zelfs maar verstuurde.

Je hebt dus nooit een eerlijke kans gehad.

Het is dus om deze reden dat de meeste consultancies hun bedrijf niet rond RFP’s zouden moeten bouwen. Je hebt tenslotte geen controle over het proces, je concurreert in veel gevallen uitsluitend op prijs (en niet op jouw onderscheidend vermogen), en wellicht nog belangrijker: vaak is het doorgestoken kaart.

Als je een bedrijf op jouw voorwaarden wilt opbouwen, zou in essentie jouw respons op deze RFP’s moeten zijn:

“Bedankt dat u aan ons denkt en ons uitnodigt om een voorstel uit te brengen. We zouden graag willen, maar we gaan echter niet in op dit type offerteaanvragen. Wij willen graag een partner voor u zijn, en niet slechts een aanbieder. Als u merkt dat u niet de juiste partner vind in de RFP’s die u ontvangt laat het ons dan weten. We gaan graag met u in gesprek over hoe we het best kunnen samenwerken.”

Het doel is namelijk niet om een bieding te doen, maar juist om een volwaardige partner te zijn. Zakendoen is namelijk geen spelletje van handjeklap, maar juist van naast je opdrachtgevers staan en samen voor de gestelde doelen gaan. Een volwaardige partner te zijn.