Groepsbesluitvorming optimaliseren

Met een groep mensen belangrijke beslissingen nemen kan een grote uitdaging blijken. Zeker wanneer er te licht over groepsbesluitvorming wordt gedacht. Dan zit je voor je er erg in hebt in een stapeling van meningen, verschuift de discussie naar hele andere thema’s of wordt er een minderwaardig besluit genomen om er ‘maar van af te zijn’.

Dat komt in veel gevallen omdat er onvoldoende bewustzijn en sturing is van het groepsproces.

Mensen hebben ieder een eigen beeld van de situatie. Op basis daarvan hebben ze hun besluit al (grotendeels) genomen en stappen daarmee het groepsproces en overleg binnen.

In elke groep moeten de leden beslissingen nemen. Verschillende mensen kunnen echter op verschillende manieren naar een vraagstuk kijken en daarmee dus verschillende oplossingen en alternatieven aandragen. Het fundamentele probleem daarbij is echter hoe de groep vervolgens het beste alternatief kan kiezen zonder de andere deelnemers te schaden.

Groepsbesluitvorming

Groepen kunnen gezamenlijk een enorme hoeveelheid informatie bezitten en begrijpen, verschillende ideeën of oplossingen verkennen en putten uit vele ervaringen. Groepsbeslissingen zijn participatief maar wel vaak onderhevig aan factoren zoals sociale invloed, groepsdruk en groepsdynamiek. Deze sociale elementen kunnen het proces veranderen waardoor de uitkomst beïnvloed wordt.

In veel gevallen mondt het gesprek uit in een stapeling van argumenten, waarbij mensen elkaar proberen te overtuigen. Daarbij geldt dat degene met de langste adem, de grootste mond of de meeste macht het argument wint. Lang niet altijd degene met het beste idee. Bovendien ontbreekt in veel gevallen een hoop cruciale informatie, waardoor sommige leden niet echt kunnen deelnemen aan de discussie en de uiteindelijke besluitvorming daardoor niet volledig of onderbouwd is.

Besluitvorming structureren

Om deze dreigingen het hoofd te bieden en gedragen groepsbeslissingen te nemen is het noodzaak om de besluitvorming meer te structureren. Besluitvorming bestaat grofweg uit 3 fasen:

• Beeldvorming
• Oordeelvorming
• Besluitvorming

1. Beeldvorming: wat is het vraagstuk

Verken eerst exact waarover een besluit genomen moet worden? Verstaan alle deelnemers hetzelfde onder het probleem? Welke informatie is al aanwezig en wat ontbreekt nog? Wat is ieders rol en/of betrokkenheid? Hoe complexer het vraagstuk, hoe belangrijker het is om deze informatie te ordenen.

2. Oordeelvorming: welke oplossingen kunnen worden aangedragen

Inventariseer vervolgens welke oplossingen of (brainstorm) ideeën er zijn? Welke argumenten en belangen schuilen daaronder? Deel zonder waardeoordeel, luister en geef ruimte. Kom daarbij tot verschillende scenario’s.

3. Besluitvorming: welke keuze maken we

Daarbij is het belangrijk dat vooraf is bepaald hoe de groep het uiteindelijke besluit neemt. Moet dit unaniem zijn, is dat juist bij de stem van de meerderheid of bijv. door te toetsen op van tevoren geformuleerde criteria? Stemmen en vervolgens de discussie aan gaan op de punten waar de disconsensus over is kan heel verhelderend werken.  

De behoefte aan technologie-ondersteunde methoden die helpen bij het doorgronden van complexe problematiek neemt toe. Zeker op het vlak van effectievere methoden van samenwerken, beleids- en besluitvorming.

Software inzetten om besluitvorming te optimaliseren

In deze tijd van ingrijpende veranderingen, waarin competenties en expertise meer dan ooit gedeeld moet worden merken organisaties dat groepsbijeenkomsten hun beperkingen hebben. Besluitvorming over complexe en gevoelige vraagstukken in grotere groepen (>10) vergt namelijk veel meer organisatie en structuur dan een reguliere bijeenkomst kan bieden. Al meer dan vijftien jaar optimaliseren we bij Spilter vrijwel elk aspect rond besluitvorming.

Via ons GDSS (group decision support system) hebben we beproefde methodologieën gedigitaliseerd, maar met een fundamenteel verschil: in plaats van offline bijeenkomsten online te laten plaatsvinden, heeft Spilter deze digitalisering toegepast om daarmee verschillende complexe problemen op te kunnen lossen via groepsbesluitvorming in de GDSS werkomgevingen. Daarmee zijn we vandaag de dag marktleider in Nederland.

GDSS is van origine dus een technologie uit het militaire domein dat is ontstaan vanwege de noodzaak van ‘first time right principe’ bij zeer complexe en impactvolle beslissingen. Deze complexe technologie is door Spilter vertaald naar een gebruiksvriendelijk, intelligent SaaS platform waarmee alle genomen stappen in het besluitvormingsproces digitaal zijn verankerd en geheel transparant is doorlopen.