Een belangrijk proces bij besluitvorming

Voor bedrijven overheden en instanties is besluitvorming erg belangrijk, maar tegelijkertijd ook tijdrovend en ineffectief. Wil je tijdens de besluitvorming namelijk dat iedereen een stem krijgt of ligt de focus juist op snel resultaat halen?

Want wanneer je met een grote groep mensen tot een besluit moet komen, lijken snel resultaat en betrokkenheid niet samen te gaan. Daarentegen; wanneer er te snel een besluit wordt genomen, zonder de juiste mate van betrokkenheid, dan krijgt dit niet het draagvlak dat nodig is voor succesvolle besluitvorming. En dat zorgt in de praktijk voor veel weerstand.

Wanneer je het met elkaar eens moet worden over complexe onderwerpen en de groep mensen groot is, is de kans groot dat dit een tijdrovend proces zal worden. Door het element tijdsdruk of grote belangen van een vraagstuk zie je in de praktijk vaak dat een besluit versneld wordt genomen, zonder daar de juiste betrokkenheid bij te creëren. En dit zorgt dan weer voor het tegenovergestelde effect. Want waar de organisatie vooral snelheid wil maken, lopen ze dan vooral vertraging op.

Ook in Den Haag gaat het wel eens mis

Een recent en tastbaar voorbeeld komt uit de Tweede Kamer. Daar zijn Kamerleden boos over de onzorgvuldige besluitvorming rond het besluit om de kinderhartchirurgie in Nederland te concentreren in twee centra: Erasmus MC in Rotterdam en UMC Utrecht.

Toenmalig minister Hugo de Jonge (CDA) van Volksgezondheid, Welzijn en Sport besloot namelijk op 20 december van vorig jaar om de vier centra die Nederland rijk was terug te brengen naar twee en afgelopen week debatteerde de Kamer over dit besluit met de huidige zorgminister Ernst Kuipers.

De Tweede Kamer had geen goed woord over voor de manier waarop De Jonge vlak voor het einde van zijn ministerschap besloot om het aantal centra waar kinderhartchirurgie wordt uitgevoerd met de helft terug te brengen.

De toon werd al vroeg gezet.  “Het CDA is verbijsterd over dit besluit” zei Kamerlid Joba van den Berg. Eerder had haar D66-collega Wieke Paulusma aangegeven dat de procesvorming ‘beter, anders en transparanter’ had gemoeten. Kees van der Staaij (SGP) zei “Het besluit wordt niet gedragen door het veld, de onderlinge verhoudingen zijn erdoor op scherp gezet.”

De voornaamste vraag die bij de Kamerleden leeft is “Hoe is de keuze gemaakt?” en “Dat is gewoon niet duidelijk.” aldus Corinne Ellemeet van GroenLinks. Alle leden van de Tweede kamer zijn voorstander van een ‘open en brede discussie’ waarin de ‘data’ goed wordt getoetst.

Minister Kuipers heeft de Kamer dan ook toegezegd dat het onderzoek breder wordt dan toe nu was afgesproken maar benadrukt hij dat er alleen wordt gekeken naar de gevolgen van het weghalen van de kinderhartchirurgie en niet naar andere bijzondere verrichtingen. “Anders zijn we weer tien jaar bezig”, aldus de minister “We zijn nu al dertig jaar bezig met deze discussie. Maar in die dertig jaar is er niets gebeurd.”

Kuipers zegt overigens dat hij het besluit van zijn voorganger snapt maar de manier waarop het besluit is genomen volgens hem niet de schoonheidsprijs verdient. “De criteria waren niet bekend. Er was onvoldoende inzichtelijk hoe de keuzen voor Utrecht en Rotterdam is gemaakt” zegt hij. “Dat heeft voor onrust en onbegrip gezorgd. En dat kost draagvlak.”

Dit zijn een aantal zeer herkenbare punten de wij regelmatig tegenkomen in de complexe vraagstukken die wij behandelen:

• Onbekende criteria
• Onduidelijkheid over besluiten of de manier waarop deze besluiten tot stand zijn gekomen
• Onrust en onbegrip bij stakeholders
• Verlies aan draagvlak
• Lange vertragingen van procedures of besluiten

Maar vooral de ‘open en brede discussie’ waarin de ‘data’ goed wordt getoetst.

Vooral bij complexe vraagstukken waar een element van tijdsdruk bestaat zien we vaak dat belangrijke stappen in het proces worden overgeslagen. Of te snel worden afgevinkt, zonder volledig eraan te hebben voldaan.

Men doet dit vooral om snelheid te maken, maar creëren hiermee de omstandigheden die vaak nog vele malen tijdrovender zijn dan het proces goed doorlopen.

Het is daarom belangrijk om het gehele proces open, transparant en volledig te doorlopen. Alleen op die manier creëer je gedragen besluitvorming