De juiste beslissingen nemen

Iedere dag neemt een bedrijf honderden, zo niet duizenden kleine beslissingen. Voorbeelden van deze operationele beslissingen zijn ‘zal ik deze content online plaatsen?’ ‘Ga ik deze adverteren?’ of juist “Welke prijs vraag ik deze klant?” of “welke betaaltermijn ga ik hanteren?”

Voor dit soort operationele besluiten geldt dat de frequentie hoog is en de impact van deze, vaak individuele, beslissing relatief laag is. De top van de organisatie houdt zich daarentegen bezig met het nemen van de strategische beslissingen. De frequentie van deze besluiten is laag, maar de impact hoog.

Je zou dus kunnen stellen dat dit elkaars tegenpolen zijn. Echter door het volume van de “kleine” beslissingen kan de impact uiteindelijk ook hoog zijn. Ieder keer een kleine druppel laat de emmer op termijn tenslotte ook overlopen.

Een nieuw rapport van McKinsey beschrijft de factoren die het toekomstige succes van een organisatie bepalen. Eén van de belangrijkste kenmerken van zo’n toekomstbestendig bedrijf is dat het snel en goed beslissingen kan maken.

En dat proces begint bij bewustwording van de beslissingen die een bedrijf op dagelijkse basis neemt.

Aandacht geven

De meeste organisaties geven, geheel terecht overigens, veel meer tijd en aandacht aan de weinig voorkomende strategische beslissingen. Dat betekent in de praktijk echter dat er daardoor verminderde tijd en aandacht wordt gegeven aan de (dagelijkse) operationele beslissingen. En daar kan de schoen gaan wringen.

Een ondoordachte operationele beslissing, zoals een verkeerde social media post kan leiden tot reputatieschade voor het bedrijf. Zeker wanneer deze bijv. viraal gaat.

De kans op reputatieschade is in deze tijden namelijk 2x zo hoog als dat hij voorheen was. Dat blijkt uit een rapport van risico- en verzekeringsadviseur Aon en Pentland Analytics. De studie 2018 Reputation Risk in the Cyber Age bestond uit een analyse van 125 reputatie-issues uit het afgelopen decennium. En de impact hiervan op de waarde van aandelen in het volgende jaar.

De crux is echter dat de markt om een steeds hogere snelheid van beslissingen vraagt. En daardoor dus de kans op een fatale verkeerde beslissing toeneemt.

Wat goed is komt snel

Het is dan ook uitermate belangrijk om goede en vooral consistente beslissingen te nemen, en het liefst zo snel mogelijk. Dat is overigens makkelijk gezegd dan gedaan, want hoe doe je dat eigenlijk?

Volgens onderzoek van McKinsey & Company vereist het snelle beslissingen kunnen nemen een intern systeem dat beslissingen toewijst aan de juiste managers, teams, personen of zelfs algoritmen.

Dat klinkt overigens meer complex dan het in de praktijk daadwerkelijk is. Het gaat namelijk vooral om transparantie, consistentie en duidelijkheid.

Welke stappen moet je nemen?

• Breng beslissingen in kaart

Veel organisaties hebben geen idee hoeveel beslissingen er op dagelijkse genomen worden binnen hun bedrijf. Leg daarom eerst vast wat er allemaal in de bedrijfsprocessen beslist wordt. Tip; werkwoorden als ‘onderteken’ ‘meet’, ‘beslis’, ‘beoordeel’ of ‘maak’ geven aan dat er beslissingen genomen worden. Verzamel deze en breng ze in kaart. Je zal je verbazen hoeveel het er daadwerkelijk zijn. 

• Bepaal vervolgens de waarde van beslissingen

Niet iedere operationele beslissing heeft dezelfde waarde. Het is daarom belangrijk om, nadat je de beslissingen in kaart hebt gebracht, hier een waarde aan te hangen. Denk hierbij aan zaken als hoge impact en lage impact of dat deze beslissingen vaak of juist weinig genomen moeten worden.

Neem daarbij factoren mee als: Hoe belangrijk (high or low impact) is deze beslissing voor het bedrijf? Is dit een incidentele of juist een terugkerende beslissing? Hoe vaak moet deze beslissing genomen worden? Kunnen we deze beslissingen automatiseren en daarmee consistent maken? En neem zaken mee als; Wat is het gevolg van een verkeerde beslissing?

• Welke aandacht krijgt de beslissing

Is dit een beslissing die snel en individueel genomen kan worden of zijn er meer mensen (of tijd) voor nodig? Breng in kaart welke beslissingen de meeste tijd en aandacht verdienen?

• Wie neemt de beslissing

Daarna is het zaak om deze verschillende beslissingen (en hun tijden) toe te wijzen aan de juiste personen, teams of systemen.

Door deze stappen te nemen wordt de organisatie zich namelijk bewust van de hoeveelheid en impact van (operationele) beslissingen die ze op dagelijkse basis maken en worden deze beslissingen toegewezen aan de meest geschikte personen, teams, afdelingen of middelen. Dat is een belangrijke stap.

Als daarmee de meest waardevolle operationele beslissingen “slechts” één procent verbeteren, dan boekt de organisatie al snel een enorme winst.

McKinsey berekende namelijk met dit onderzoek dat snelle beslissers twee keer zoveel kans op succes hebben als trage beslissers. Tijd dus om een beslissing te nemen.