Adoptie van transformatie

Transformatie wordt gedefinieerd als een initiatief vanuit de directie dat de manier waarop een organisatie werkt fundamenteel verandert. Het poogt om de activiteiten van de organisatie met betrekking tot mensen, processen en technologie nauwer aan te laten sluiten op de bedrijfsstrategie en visie.

Het is vooral bedoeld om de organisatie “toekomstbestendig” te maken.

Het succes van transformatie is onlosmakelijk verbonden met mensen. Als je hem voor het gemak even plaat slaat zijn het de medewerkers die hun werk op een andere manier invullen die het succes van de transformatie bepalen.

Een perfect geconfigureerd werkproces of een optimaal ingerichte werkplek leidt namelijk niet tot het gewenste resultaat als het niet gebruikt wordt door de medewerkers. Binnen het verandermanagement zie je veel projecten mislukken omdat alle aandacht uitgaat naar het (nieuwe) werkproces of tool en er weinig aandacht wordt besteed aan de menskant van de verandering (transformatie).

Een succesvolle implementatie slaat namelijk een brug tussen de techniek en de waarde voor de medewerkers. En draagt daarmee zorg de transformatie succesvol te laten landen en te borgen.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Een transformatie bereidt je voor door de huidige en gewenste situatie in kaart te brengen en haarscherp te definiëren waarom deze verandering belangrijk is voor de organisatie en voor de medewerkers. Dit is de leidraad.

Daarbij moet je overigens goed beseffen dat niet iedere medewerker hetzelfde is. Verandering is een persoonlijk proces dat ieder persoon op zijn eigen manier (en tempo) doormaakt. Het is dan ook cruciaal om op meerdere momenten het gesprek aan te gaan en de spreekwoordelijke ‘peilstok’ erin te hangen.

Door mensen tot speerpunt te maken van het adoptieproces, minimaliseer je de kans op weerstand en ontevredenheid. En leidt dit uiteindelijk tot een beter resultaat.

Dia-logisch

Uit deze verschillende gesprekken (of meet-momenten) kan er voor de organisatie een selectie worden gemaakt van prioriteiten en stappen die aansluiten bij de medewerkerspopulatie. Deze data kan je als organisatie ook verder analyseren zoals bijvoorbeeld het actieve gebruik van de nieuwe tools en het vangen van het sentiment onder medewerkers. Dit vertaald zich naar onderbouwde vervolgacties, momenten om gezamenlijk naar toe te werken. Om doelgerichter adoptie te behalen.

Omdat iedere transformatie risicovol is, is een juiste groepering van mensen, processen en technologie van cruciaal belang. Bescheiden veranderingsinitiatieven zouden kunnen slagen zonder de juiste afstemming, maar transformatie vereist een veel bredere reeks aan stappen.

Transformatie vereist meer coördinatie van de middelen (zowel menselijke als financiële), sterkere samenwerking tussen afdelingen en voortdurende communicatie gaandeweg de transformatie.

Het verbinden van mensen, processen en systemen verlaagd de impact van verandering op de werkvloer, terwijl het de directie het benodigde inzicht geeft om flexibeler met de planning om te gaan en in te zien welke activiteiten een hoge en lage prioriteit hebben.

Met het juiste fundament kan de organisatie veel soepeler transformeren en daarmee toekomstbestendig worden.