Versneld implementeren

Hoe goed de nieuwste software, werkwijze of aanpak ook is de implementatie wordt een probleem als er geen adoptie of acceptatie is door de toekomstige gebruikers. Draagvlak is essentieel voor het succes van iedere implementatie.

De implementatiesnelweg ligt vol met oude project wrakstukken. Niet persé omdat de nieuwe software, werkwijze of aanpak tekort schiet, maar juist omdat medewerkers de hakken in het zand zetten en de adoptie doordoor mislukt.

In een tijd waarin iedereen roept dat innovatie onmisbaar is om de uitdagingen van de veranderende tijden voor te blijven, is het bijzonder om te zien dat de aanpak om innovatie te introduceren binnen organisaties in veel gevallen hetzelfde is gebleven.

Een doorslaggevende succesfactor binnen zulke implementatie projecten, die zeker niet onderschat mag worden, zijn de (eind)gebruikers. Daarbij hebben de meeste mensen van nature behoefte aan voorspelbaarheid en stabiliteit. Een verandering met directe impact op de werkzaamheden of de manier waarop zij hun werk indelen leidt daarom tot bezorgdheid, spanning en frustratie.

Implementatie is het procesmatig en/of planmatig invoeren van een vernieuwing of verandering. Het heeft als direct doel dat de vernieuwing of verandering is opgenomen in de dagelijkse werkzaamheden, functioneren van de organisatie of structuur van de sector.

Mensen betrekken

Om die redenen is het belangrijk om de eindgebruikers vanaf dag één van het project te betrekken, om zich op die manier ‘in control’ te voelen bij de veranderingen.

Bij veel veranderingen draait het voornamelijk om de harde kant van implementatie. Het introduceren van de nieuwe werkwijze, tools of de software. De zachte kant van de transformatie wordt vaak over het hoofd gezien of ervaren als te veel moeite.

Het betrekken van de (eind)gebruikers zou echter niet als extra moeite of last gezien moeten worden, maar juist als oprechte meerwaarde in het proces. In elke fase van het project kunnen eindgebruikers namelijk waardevolle bijdragen leveren aan de implementatie:

• Tijdens de definitiefase dragen gebruikers nuttige informatie en feedback bij om de exacte scope van het project te bepalen en scherper in het vizier te krijgen.
• In de ontwerpfase kunnen  gebruikers ideeën of een praktische kijk aandragen en meehelpen om eventuele problemen of obstakels in kaart te brengen.
• In de realisatiefase kunnen de vragen, suggesties en kritiek van de eindgebruikers gebruikt worden om de adoptie te verhogen of verbeteren.

Uiteindelijk zult u merken dat de eindgebruikers graag willen deelnemen aan het project, omdat zij invloed willen hebben op het resultaat waarmee zij straks dagelijks te maken hebben.

Van buikgevoel naar real-time inzicht

Grote kans dat niet iedereen binnen de organisatie omtrent de implementatie en bijbehorende thema’s van de hoed en de rand weet. Maar dit blijft vaak bij niets meer dan een buikgevoel.

Vervolgens komen al deze spanningen naar boven drijven als de implementatie al in volle gang is. Met alle gevolgen van dien. Dit zorgt onder andere voor veel weerstand, tijd’ en budgetverlies, zeker wanneer gewenste deadlines niet worden gehaald en medewerkers hun hakken in het zand zetten.

Dus hoe breng je in korte tijd al die meningen in kaart en zorg je dat mensen aangehaakt worden bij de aanstaande veranderingen?

De Spilter Versnellingskamer® is een samenspel van technologie, methoden en uitvoering dat leidt tot het verder brengen (oplossen) van inhoud- en context-specifieke vraagstukken en wordt momenteel veel gebruikt door gemeenten, provincies en ministeriële uitvoeringsorganisaties.

Het word geroemd om de wijze waarop het complexe processen aanzienlijk versneld.

Tijdens een sessie worden in verschillende digitale werkomgevingen binnen de GDSS (group decision support software) meningen opgehaald, bewerkt, samengevoegd, gerangschikt, gescoord en in verschillende grafische vormen real-time teruggekoppeld aan de deelnemers waardoor discussies zich richten op kernpunten en draagvlak ontstaat.

Het slaat een brug tussen de huidige werkwijzen en toekomstige situatie. Het brengt in korte tijd in kaart of gebruikers openstaan voor verandering. Dat geeft de kans om de mensen die positief zijn in te zetten als ambassadeur. Het brengt tevens in kaart brengen wie sceptisch is. Door deze groep actoren vroegtijdig bij de implementatie te betrekken en oprecht te bevragen naar hun visie, mening of obstakels zijn deze ook uiteindelijk te winnen voor de veranderingen.

Samengevat leidt het inzetten van de Spilter Versnellingskamer tot significante tijdswinst en verhoging van de adoptiegraad. Tot het aanhaken van de mensen binnen de organisatie en het optimaal inzetten van de kennis en ervaring van de gehele (project)groep.