Adoptie versnellen

Een succesvolle implementatie slaat een brug tussen techniek en de waarde voor de (eind)gebruiker. En draagt daarmee zorg voor adoptie en het succesvol laten verlopen van de gewenste bedrijfstransformatie. 

In de praktijk laat dit echter te wensen over en blijft de adoptie achter. Hoe kan je dit proces toch versnellen?

Het succes van een implementatie of transformatie is onlosmakelijk verbonden met hoe betrokken en bereid mensen binnen de organisatie zijn om te veranderen. Wanneer we dat voor het gemak even plaat slaan zijn het de medewerkers die hun werk op een andere manier invullen die het uiteindelijke succes van transformatie bepalen.

Een perfect geformuleerd of geconfigureerd werkproces leidt namelijk niet tot de gewenste doelstelling, wanneer deze niet wordt gebruikt door de medewerkers. Binnen changemanagement zie je echter dat veel goedbedoelde projecten mislukken omdat alle aandacht uitgaat naar het (nieuwe) werkproces, de nieuwe tool of software en er weinig aandacht wordt besteed aan de mensen die deze middelen uiteindelijk moeten gaan gebruiken.

Er ligt te weinig focus op de ‘’menskant’ van verandering en dat heeft een negatieve invloed op de adoptie.

Transformatie wordt gedefinieerd als een initiatief vanuit de directie dat de manier waarop een organisatie werkt fundamenteel verandert. Het poogt om de activiteiten van de organisatie met betrekking tot mensen, processen en technologie nauwer aan te laten sluiten op de bedrijfsstrategie en visie. Het is vooral bedoeld om de organisatie “toekomstbestendig” te maken.

Daarbij moet je goed beseffen dat niet iedere medewerker hetzelfde is. Verandering is een persoonlijk proces, dat ieder persoon op zijn eigen manier (en vooral tempo) doormaakt. Het is dan ook cruciaal om op meerdere momenten het gesprek aan te gaan en de ‘peilstok’ erin te hangen.

Door mensen tot speerpunt te maken van het adoptieproces, minimaliseer je de kans op weerstand en ontevredenheid. Dit leidt tot een significant beter resultaat. We weten dat wanneer mensen binnen de organisatie oprecht en vroegtijdig bij verandering betrokken worden de kans op slagen 30% groter is. En dat deze nieuwe strategie ook na de implementatie veel beter blijft kleven.

Leiders van vandaag moeten zich daarom goed realiseren dat de implementatie slechts de helft van de uitdaging is. Zeker wanneer het gaat om het verbeteren van prestaties door strategische veranderingen.

Een transformatie bereidt je daarbij voor door de huidige en gewenste situatie in kaart te brengen en haarscherp te definiëren waarom deze verandering belangrijk is voor de organisatie en voor de medewerkers. Dit is de leidraad voor het gehele proces.

Adoptie in de Versnelling

Omdat iedere transformatie risicovol is, is een juiste groepering van mensen, processen en technologie van cruciaal belang. Bescheiden veranderingsinitiatieven zouden nog wel kunnen slagen zonder deze juiste afstemming, maar transformatie vereist een veel bredere reeks aan stappen.

De behoefte aan technologie-ondersteunde methoden die helpen bij het doorgronden van de complexe problematiek rond transformatie neemt toe. Zeker op het vlak van effectievere methoden van samenwerken, besluitvorming en borging. Deze behoefte wordt vervuld in de Versnellingskamer – een aanpak die gebruik maakt van een krachtig GDSS platform. De combinatie van dit platform met een degelijke voorbereiding, passende methodiek en ervaren facilitator wordt een versnellingskamer® genoemd.

Met dit platform (toegankelijk via een browser) kan aan groepen mensen input worden gevraagd via verschillende typen werkomgevingen. De input kan, terwijl de meeting wordt gehouden, worden bewerkt, samengevoegd, gerangschikt, gescoord en zelfs in verschillende grafische vormen real-time worden teruggekoppeld aan de deelnemers.

Zo kan iedereen zijn mening geven, input leveren en wordt niemand over het hoofd gezien. En geeft het een representatieve weerspiegeling van alle kennis, meningen en visies van de deelnemers. Deze bijeenkomsten worden vaak gehouden door populaire meeting-software zoals MS Teams of Zoom te combineren met het Spilter platform.

Uit deze verschillende sessies (of meet-momenten) kan er voor de organisatie een selectie worden gemaakt van prioriteiten en stappen die aansluiten bij de medewerkerspopulatie. Deze data kan je als organisatie verder analyseren door bijvoorbeeld het actieve gebruik van de nieuwe tools of het sentiment onder medewerkers te vangen. Dit vertaald zich dan weer naar onderbouwde vervolgacties en vooral naar momenten om gezamenlijk naar toe te werken. Om daarmee veel doelgerichter aan adoptie te werken.

Het verbinden van mensen, processen en systemen verlaagd de impact van verandering op de organisatie, terwijl het de directie het benodigde inzicht geeft om flexibeler met de planning om te gaan en in te zien welke activiteiten een hoge en lage prioriteit hebben.

Transformatie vereist meer coördinatie van de middelen (zowel menselijke als financiële), sterkere samenwerking tussen afdelingen en voortdurende communicatie gaandeweg de transformatie.

Met de juiste aanpak en het juiste fundament kan de organisatie veel soepeler, sneller en gedragen transformeren .