Je bent zo sterk als de omgeving

Ieder project heeft impact op mensen, zeker in een dichtbevolkt land als Nederland. Of dit project nu draait om de reconstructie van een straat, het vervangen van de riolering of de aanleg van een energienet: je bent als aannemende partij altijd te gast in de omgeving.

Als opdrachtnemer kan je dus niet zomaar een straat afzetten, het asfalt openbreken en nieuwe riolering aanleggen. Er zijn rondom het project ten allen tijden verschillende spelers die allemaal een eigen belang hebben bij een juiste voorbereiding, uitvoering en afronding. Deze spelers worden ook wel ‘stakeholders’ genoemd.

Voorbeelden van stakeholders zijn de bewoners, de winkeliers in de buurt, maar ook het vervoersbedrijf, de hulpdiensten en andere partijen die gebruik maken van de weg waar de riolering vervangen gaat worden. En al deze stakeholders hebben allemaal hun eigen voorkeuren, verwachtingen en belangen.

Omgevingsmanagement gaat over het strategisch verenigen van al die verschillende belangen.

Draagvlak

Met correct uitgevoerd omgevingsmanagement creëer je draagvlak voor het project. Draagvlak is uitermate belangrijk want wanneer stakeholders ontevreden zijn, kunnen ze gaan tegenwerken.

Er zijn verschillende niveaus van tegenwerking; Dat gaat van mensen die hun auto niet willen verplaatsen tot officiële bezwaren, bijvoorbeeld tegen de vergunningen. De omgeving heeft meer macht dan op het eerste gezicht misschien lijkt. Hiermee kunnen ze niet alleen het project belemmeren, maar ook het imago van de opdrachtgever en opdrachtnemer beschadigen.

De oorzaak van deze weerstand ligt vaak in onwetendheid. Hoe zou jij het immers vinden als je ’s ochtends naar je werk wilt en de straat voor je deur ineens open ligt. Of wanneer je weg rijdt en je ineens onaangekondigd moet omrijden, omdat je normale route is afgesloten?

Als je van tevoren weet dát de straat openligt, waarom de straat openligt en tot wanneer de straat openligt, voel je echter veel minder ergernis.

Betrokkenheid

Door naar mensen te luisteren en ze tijdig te informeren over veranderingen, werk je aan een goede relatie met stakeholders. Ze noemen dit ook wel bouwcommunicatie: het op de juiste manier op de hoogte houden van alle betrokken partijen. Door stakeholders tijdens het project te vriend te houden, heb je een prettigere uitvoering, blije buurt en tevreden opdrachtgevers.

Omgevingsmanagement gaat in essentie over goede relaties met de omgeving (stakeholders). Oftewel, de zachte aspecten van een project. Maar omgevingsmanagement is meer dan dat: het omvat alle niet-technische activiteiten die nodig zijn bij een bouwproject.

Er moet vooraf van alles geregeld worden om het project daadwerkelijk uit te mogen voeren.

Denk hierbij onder andere aan vergunningen, impact analysen, risico analysen, bodemonderzoek en het in kaart brengen van alle actoren. Als deze zaken niet goed geregeld zijn, kunnen de juridische én planningsmatige gevolgen gigantisch zijn. Met goed omgevingsmanagement stuur je specialisten bij deze thema’s aan, zodat alles op tijd rond is en er tijdens de werkzaamheden niet tegen verrassingen worden aangelopen.

Omgevingsmanagement bevat dus zowel ‘harde’ als ‘zachte’ activiteiten. Het is een uiteenlopend takenpakket, dus is een goede voorbereiding uitermate belangrijk.

Omgevingsmanagement in de Versnelling

Omgevingsmanagement is een onmisbaar onderdeel van projectbeheersing. Er is echter nooit een standaardoplossing: iedere omgeving heeft andere uitdagingen, stakeholders en kansen. Een drukke winkelstraat of een landbouwgebied vragen allebei om een andere aanpak.

Omgevingsmanagement vraagt dus om goed planning en coördinatie, maar ook om creativiteit en oog voor detail. En om sterke communicatieve vaardigheden Zo zorg je dat er, in welke omgeving dan ook, geen enkel omgevingsaspect de voortgang van het project in de weg zal staan.

Een succesvolle manier om dit te realiseren is om in de aanloop naar een project een Versnellingskamer te organiseren. Daarbij komen in zeer korte tijd alle belangrijke facetten aan bod. En door alle onderdelen aandacht te geven, minimaliseer je de overlast die de omgeving ervaart. Dat gaat onder andere over:

• Communicatie: een cruciaal onderdeel in succesvol omgevingsmanagement. Zoals we al eerder beschreven, de omgeving wil op de hoogte zijn en weten wat ze kunnen verwachten. En kunnen zij zich goed voorbereiden op de werkzaamheden. Communicatie kan in verschillende vormen: van informatiebrieven tot inloopuurtjes tot van deur tot deur gaan. Net waar de omgeving om vraagt.
• Mogelijke risico’s: je kan een gebied niet ineens afsluiten. Denk aan de gevolgen daarvan: een winkel loopt klanten en dus omzet mis, nood- en hulpdiensten zijn niet op tijd ter plaatse en mensen die slecht ter been zijn kunnen hun huis niet uit. Daarom zijn verkeersmaatregelen én communicatie hierover nodig om bereikbaarheid te borgen. Denk aan omleidingsroutes, bebording of zelfs verkeersregelaars.
• Positieve ervaringen: als een woonwijk door het project ineens verandert in een bouwput weet je zeker dat je een tsunami aan klachten krijgt. De omgeving moet prettig blijven voor bewoners en bezoekers. Dat betekent o.a. een net werkgebied en het beperken van trillings- en geluidsoverlast. Maar je kan ook iets extra’s doen: zorg bijvoorbeeld voor lokale kunst op de omheining.
• Veiligheid: alles rond het bouwterrein moet veilig zijn. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat iemand plotseling op het bouwterrein verzeild raakt of in een open sleuf stapt. Maar denk ook aan sociale veiligheid: het kan bijvoorbeeld zijn dat je openbare verlichting moet afsluiten, waardoor er donkere hoeken ontstaan. Dat geeft mensen op straat een onveilig gevoel. Het is dan een goed idee om tijdelijk bouwlampen te plaatsen.

Altijd een unieke aanpak

Omgevingsmanagement is de verbindende factor tussen de opdrachtgever, de opdrachtnemer, stakeholders en bevoegde gezagen. Het is belangrijk voor aanvang en tijden het project de potentiële knelpunten en/of belangrijke stakeholders in kaart te brengen, de buurt tevreden te houden en zich gehoord te laten voelen. Het handelt eventuele klachten af, maakt afspraken en zorgt vervolgens dat deze afspraken nagekomen worden door de eigen organisatie en/of de opdrachtgever.

Dat is geen eenmalige exercitie maar een doorlopend proces.