Doen we de dingen goed of doen we de goede dingen

“Doen we de dingen goed of doen we de goede dingen?”. Twee vragen die sterk op elkaar lijken, maar die wel degelijk twee verschillende betekenissen hebben.

Organisaties stellen in veel gevallen slechts de eerste vraag. Een vraag die overigens heel zinvol is wanneer je een kwaliteitsslag wil maken, bijv. in een project, werkzaamheden of in de klantbeleving. Er wordt in dat geval kritisch naar de huidige activiteiten gekeken, om deze te toetsen en desgewenst te optimaliseren.

Wil je echter weten of de bedrijfsdoelstellingen daadwerkelijk bereikt worden moet je de tweede vraag stellen: Doen we de goede dingen? Je wilt dan toetsen of de projecten, werkzaamheden en activiteiten bijdragen aan de geformuleerde bedrijfsdoelstellingen. En dus niet of een losstaand project wel goed wordt uitgevoerd.

Waan van de dag regeert

Door de toegenomen werkdruk, uitdagingen rond de personele bezetting en verhoogde klantverwachtingen regeert in veel gevallen de waan van de dag. We reageren dan vaak op wat zich aandient en stellen achteraf pas de kritische vragen.

De goede dingen doen betekent in dit geval meer bezig zijn met timemanagement, de optimale inzet van middelen, het nadenken over de lange termijn en preventie. Het houdt teven in dat je je niet teveel laat (af)leiden door prioriteiten van een ander of externe factoren. In plaats van de ene werkcrisis naar de andere crisis te hollen.

Van TO-DO list naar SHOULD-DO list

Hoogstwaarschijnlijk herken je dit: je begint de werkdag met een TO-DO-lijst (een takenlijst) en gedurende de werkweek neemt deze lijst alleen maar toe. Bovendien stond in veel gevallen het werk dat je op een dag gedaan hebt niet op de takenlijst die we aan het begin van de week was samengesteld. Met andere woorden, we worden gestuurd en zijn reactief op wat zich aandient gedurende een werkweek. Maar is dat de juiste manier om de dingen aan te pakken?

In veel functies moeten er nogal wat keuzes gemaakt worden als het gaat om de vraag waar jij je tijd aan besteedt. Hoe vergroot ik mijn impact? Maak ik de juiste keuzes? En hoe verhoog ik mijn productiviteit op een dag?

Er moeten prioriteiten gesteld worden maar wat heeft precies prioriteit? Tijd kan je tenslotte maar één keer uitgeven. Veel organisaties worstelen echter met het stellen van prioriteiten en het realiseren daarvan. Zeker wanneer er meerdere stakeholders of mensen bij betrokken zijn of veel doelen even belangrijk voelen.

Een groot misverstand is “Alles wat er op me af komt is belangrijk” maar veel mensen voelen dit wel zo. En wanneer alles belangrijk is, hoe maak je dan de juiste keuzes?

Hierdoor ontstaat al vrij snel een overweldigende takenlijst en daarmee een onvoldaan gevoel over de werkzaamheden, de progressie of het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. In de meeste gevallen wordt dit ‘alles is belangrijk-idee’ veroorzaakt door het feit dat doelen onvoldoende scherp geformuleerd zijn of omdat de organisatie simpelweg te veel doelen stelt binnen de beschikbare tijd.

Gezamenlijke prioritering is een cruciaal element voor elk proces dat te maken heeft met meer meningen, feiten of ideeën. Effectieve prioritering betekent dat veel, zo niet de meeste, mogelijke onderwerpen niet zullen worden onderzocht, waardoor het van belang is dat prioritering als eerlijk en niet-willekeurig wordt beschouwd.

Er moet dus een stap terug worden gezet om twee stappen vooruit te zetten. Breng met alle stakeholders de werkzaamheden, prioriteiten en doelstellingen in kaart. Bekijk vervolgens welke tijd er beschikbaar is en bespreek welke het meest belangrijk zijn.

Door het dialoog aan te gaan krijg je inzicht in elkaars mening en werk je gezamenlijk naar transparante prioritering van werkzaamheden toe. Dit zorgt voor gedragen prioriteiten en betrokkenheid van iedere medewerker.

Zodat we de juiste dingen kunnen doen.