Van idee naar impact

Succesvol brainstormen is een kunst. Zeker met meer dan 500 deelnemers, want ga er maar aan staan. Want gezamenlijk met 500+ deelnemers brainstormen en uiteindelijk, gebaseerd op al die verschillende meningen en ideeën, komen tot slechts een handvol uitgewerkte ideeën, die tevens door alle deelnemers gedragen wordt, is een kunst te noemen.

Gebaseerd op de ervaringen met brainstorm sessies in grote groepen hebben we 5 belangrijke stappen voor je vastgesteld.

Het proces van collectieve brainstormen doorloopt ten allen tijden enkele kenmerkende stappen. En een factor die vaak over het hoofd wordt gezien maar niet onbelangrijk is wanneer meerdere belangen meespelen: een onafhankelijk procesbegeleider. Deze zorgt er namelijk voor dat objectiviteit gewaarborgd blijft en deelnemers niet verzanden in discussies en het uiteindelijke doel uit het oog verliezen.

Met deze 5 stappen is van 1200+ ideeën toe te werken naar een handvol concrete acties:

1. Online enquête voor het globaal ophalen wat er leeft onder de deelnemers
2. Analyse en clustering van de ideeën en meningen verzameld via de enquête
3. Brainstormsessie(s) op locatie met alle deelnemers
4. Uitwerken van de ideeën en suggesties naar volwaardige ideeën
5. Een ‘get smart’ fase en concretiseren van de belangrijkste ideeën

Wij maken voor al deze stappen gebruik van een geavanceerd GDSS Systeem, om ons bij het proces te ondersteunen.

Een GDSS (Group Decision Support System) is software die digitale ondersteuning biedt bij creatieve en besluitvormende processen. Een bekende toepassing hiervan is de Versnellingskamer. Doordat alle deelnemers tegelijkertijd input leveren is direct inzicht in overeenstemming en meningsverschillen. Hierdoor discussieert men over hetgeen echt belangrijk is. Uit wetenschappelijk onderzoek is gebleken dat met de inzet van GDSS besluitvormingstrajecten niet alleen sneller verlopen maar dat ook de kwaliteit van de uitkomsten hoger is.

• Stap 1: Online enquête

Deze stap is zowel voor de procesbegeleider als voor de deelnemers zeer relevant. Deelnemers komen alvast in de juiste mindset en kunnen hun eerste gedachtes, ideeën en meningen kwijt. Als procesbegeleider weet je vooraf aan de daadwerkelijke brainstormrondes op locatie wat er speelt, welke thema’s het meest relevant zijn en waar de eventuele onvrede zit.

• Stap 2: Analyse en clustering

Zo’n eerste ophaalronde via een enquête levert vaak een groot aantal responses op, waar veel ‘dubbelingen’ in zitten. Een belangrijke tussenstap is dan ook om alle antwoorden te clusteren en te ontdubbelen. Vervolgens kunnen op basis hiervan onderliggende thema’s worden geformuleerd. Door alle ideeën te clusteren wordt eenvoudig zichtbaar welke zaken het vaakst benoemd zijn. Hier kunnen thema’s uit worden gedistilleerd die als uitgangspunt dienen tijdens de fysieke sessie(s).

• Stap 3 & 4: Brainstormsessie(s) en uitwerken naar volwaardige ideeën

Tijdens de brainstormsessie vragen we alle deelnemers om individueel bij tenminste twee van de vijf thema’s mee te denken en hun ideeën of ervaringen te delen. Alle input is voor iedere deelnemer zichtbaar, middels een groot scherm en op hun eigen device. Start eerst met een gesloten ronde, waarin iedereen input kan leveren. Toon vervolgens alle ingegeven ideeën zodat deze als inspiratie dienen voor een tweede ronde. Laat deelnemers zich vervolgens samenvoegen in kleine groepjes om zo de door hun gekozen beste ideeën van een verdere uitwerking te voorzien.

• Stap 5: Get smart-fase

Met de uitgewerkte ideeën is het zaak om wederom aan de slag te gaan. In die fase doen we onderzoek naar de haalbaarheid, mogelijkheden en kosten van de ideeën. Het is hierbij van belang dat de groepen zich onafhankelijk opstellen en eigen meningen buiten beschouwing laten. Het gaat in deze fase absoluut om kennis vergaren rondom de uitgewerkte ideeën. Vervolgens geven alle deelnemers op basis van alle informatie bijv. een top drie ideeën van A tot Z aan en maken vervolgens actiepunten van deze top ideeën.

Voor alle fases is de GDSS software in te zetten, waardoor elke stap volledig transparant is en zijn de uiteindelijke ideeën altijd terug te herleiden naar de deelnemers en/of voorafgaande sessies.

Hierdoor is het draagvlak voor het resultaat vele malen groter dan bij niet-digitale brainstormsessies. En verloopt het hele proces veel gestructureerder, efficiënter en niet geheel onbelangrijk: beter geborgen bij de deelnemers.