Toekomstbestendig werken

Afgelopen maand publiceerde Microsoft de resultaten van het jaarlijkse onderzoek ‘Work Trend Index’, dat direct inzicht geeft in hoe er gewerkt wordt en wat de behoeftes op de Nederlandse werkvloer zijn. Want als de pandemie ons één ding geleerd heeft: we werken niet meer hetzelfde als de mensen die begin 2020 vanuit huis gingen werken.

Buiten dat de wekelijkse vergadertijd voor Teams-gebruikers wereldwijd met 252% steeg werden werkdagen 46 minuten langer. Daarbij nam werken buiten kantoortijden (28 procent) en in het weekend (14 procent) eveneens toe. Bijna de helft van medewerkers (47%) staat open voor het gebruik van digitale ruimtes voor meetings of teambijeenkomsten.

Na ruim een jaar van hybride werken staan veel organisaties voor een grote uitdaging: het hybride werk toekomstbestendig en vooral efficiënter maken.

Toekomstbestendig maken

Om hybride werken echt toekomstbestendig te maken moeten organisaties hun werknemers steeds meer de mogelijkheid bieden om zelf te bepalen waar, wanneer en hoe ze werken.

Daarentegen is het voor veel organisaties een uitdaging om de cultuurverandering in gang te zetten die nodig is om het individu centraal te kunnen stellen. Daarvoor zijn duidelijke afspraken nodig, om te voorkomen dat we terugvallen in oude werkgewoonten.

Een derde (34%) van medewerkers geeft aan dat de grootste uitdaging is om te weten wanneer zij op kantoor moeten werken of vanuit huis kunnen werken. In de afgelopen maanden heeft echter minder dan een kwart van het management (23%) duidelijke afspraken gemaakt over waarom en wanneer medewerkers naar kantoor horen te komen.

Veel medewerkers hebben het thuis werken omarmd en willen daar niet meer vanaf zien. Bijna twee op de vijf (39%) werknemers wil binnen een jaar volledig op afstand gaan werken. Dat biedt zowel kansen als uitdagingen voor organisaties.

Zo is het bijvoorbeeld lastig voor werkgevers om cohesie op de werkvloer te creëren, wanneer de meeste medewerkers vanuit huis werken. Deze uitdaging wordt onderstreept uit het feit dat 43% van het management bij Nederlandse organisaties zegt dat het opbouwen van relaties de grootste uitdaging is van hybride werk.

Een efficiëntie slag

In deze tijd van ingrijpende veranderingen merken organisaties dat (online) bijeenkomsten hun beperkingen hebben. Simpelweg een vergadering verplaatsen van offline naar online is niet voldoende. Veel opdrachtgevers zijn op zoek naar effectievere werkwijzen.

Dat zorgt voor een spanningsveld. Nutteloze vergaderingen waar geen concrete oplossingen uit voort komen zijn dan ook niet langer van deze tijd. Zeker met de ongelooflijke toename in online bijeenkomsten en de extra werkuren buiten kantoortijd.

De inzet van GDSS software biedt daarbij uitkomst. GDSS bespaart tot wel 56% tijd en verhoogt de effectiviteit van een vergadering tot wel 89%. Hoe? Dat zul je je vast afvragen

Een bijeenkomst met ‘group Decision support system (GDSS’) bevat namelijk meerdere gestructureerde fases, zoals bijv. ideeën genereren, discussiëren, stemmen, bespreken van uitkomsten en prioriteren. Het is de schone taak aan de facilitator om de bijeenkomst goed te begeleiden en deelnemers door deze fase (en de software) heen te leiden. De fases zijn van tevoren al opgezet binnen de software.

Dit heeft een fundamenteel verschil: in plaats van simpelweg bijeenkomsten online te laten plaatsvinden, wordt GDSS toegepast om verschillende complexe problemen op te lossen, die groepen verhinderden om op hun best te zijn tijdens het samenwerken.