Het meest krachtige wapen bij verandering

Veranderen is een aanpassing van het dagelijkse of de gewoonte. Het is de transitie naar iets anders dan je gewend bent. In essentie is het de stap naar morgen.

Sommige veranderingen gaan vanzelf. Andere hebben meer aandacht nodig. Als changemanager (of projectleider) heb je vanzelfsprekend oog voor de doelstelling van je opdrachtgever maar moet je ook oog hebben voor de mensen binnen de organisatie en de manier waarop zij werken. En hoe je daarmee naar de gewenste doelstelling gaat komen.

Hierdoor lopen veranderprojecten vaak vertraging op, roepen ze veel weerstand op en duren veranderprocessen in de praktijk vaak langer dan gepland.

Er worden veel termen gebruikt voor de leiders van verandering: ‘product owners, project managers, programma managers, Scrum masters, implementatie consultants, business improvement-managers, change managers en change facilitators’. Just to name a few…

Ik heb het zelf liever gewoon over veranderaars. Want ‘veranderen’ is een vak. Een vak waar niet te gemakkelijk over gedacht moet worden en die vele benaderingen kent.

Maar wil je gedrag duurzaam en geborgen veranderen, dan zal je eerst langs de poortwachter ‘gevoel’ moeten gaan. Menselijke beslissingen komen immers grotendeels voort vanuit gevoel; waarop rationalisering pas als tweede proces volgt.

En ik hoef je vast niet te vertellen dat die poortwachter in de praktijk zorgt voor veel weerstand, vertraging en bijkomende kosten. Zeker wanneer mensen jarenlang een bepaalde manier van werken gewend zijn. Dus hoe overtuig je die mensen van het nut en de noodzaak van de geplande verandering?

Hoe vang je ontastbare zaken als gevoel en versnel je de rationalisering?

Group Decision Support System (GDSS)

Een GDSS (of vrij vertaald; een groepsbeslissings-ondersteunend systeem) is een interactief systeem dat een groep besluitvormers, experts, projectleden of simpelweg deelnemers helpt bij het vinden van oplossingen voor (veelal complexe) vraagstukken.

Dit intelligente stukje software biedt namelijk een structuur waarmee antwoorden geformuleerd kunnen worden op de uitdagende vraagstukken, nieuwe problemen of aanstaande veranderingen.

De rode draad daarbij is dat die vraagstukken vaak ongestructureerd van aard zijn en de afdelingen van een bedrijf, organisatie, branche of gemeente ontstijgen.

GDSS zijn bewust zo ontworpen dat ze input nodig hebben van meerdere gebruikers, die tegelijkertijd binnen de software werken. Om daarbij als groep gestructureerd tot consensus voor een beslissing of uitkomst komen. Als we het even plat slaan maak je daarmee alle stakeholders betrokken bij het onderwerp, breng je ieders mening en visie in kaart en kan je real-time de discussie aangaan over de zaken waar disconsensus over is.

De tools en technieken die door het GDSS worden geboden verbeteren daarmee significant de kwaliteit en effectiviteit van (groeps’’ of expert)bijeenkomsten en verlagen daarmee drastisch de projectduur, faalkosten en weerstand.

De praktische kant van zo’n bijeenkomst

In een digitale bijeenkomst met het GDSS wordt elke deelnemer gevraagd deel te nemen van achter een computer. De computers zijn daarmee in essentie met elkaar, met de begeleider en met de GDSS software verbonden.

Zo’n bijeenkomst omvat verschillende fasen, zoals o.a. het genereren van ideeën, het voeren van discussie, stemmen, stemmen inzichtelijk maken, deze vervolgens bespreken enzovoort. De begeleider (facilitator) stuurt en controleert de uitvoering van deze fasen. De begeleider kan zowel digitale tekst, analysen en diagrammen als beeld op het scherm van iedere deelnemer projecteren.

De software omvat namelijk verschillende tools, zoals digitale vragenlijsten, brainstormtools, ideeënorganisatoren, tools voor het stellen van prioriteiten, enz. Het gebruik van deze tools in een bijeenkomst helpt de besluitvormers van de groep om te plannen, ideeën te ordenen, informatie te verzamelen, prioriteiten vast te stellen, beslissingen te nemen en de vergaderingen te documenteren.

Dit zorgt ervoor dat de bijeenkomst gestructureerd verloopt, inzichten worden verkregen, iedereen betrokken wordt, zijn/haar mening kan geven en uiteindelijk het gewenste resultaat bereikt wordt.

Voordelen van werken met GDSS

• Gemak: Het bestaat uit een gebruiksvriendelijke interface die het werken met GDSS eenvoudig, gemakkelijk en snel maakt.
• Betere besluiten: het biedt de omgeving die gebruikers op verschillende locaties helpt om als groep meningen te delen,  ideeën te ordenen, informatie te verzamelen, prioriteiten vast te stellen en daarmee betere beslissingen te nemen.
• Structuur: de facilitator controleert de verschillende fasen van de vergadering van het GDSS en draagt zorg dat de bijeenkomst gestructureerd verloopt. Daarnaast biedt de begeleider ook algemene ondersteuning aan de groep en helpt hen het systeem te gebruiken. Zodat ieders mening gegeven wordt en even zwaar weegt. Ook de minder gangbare meningen worden daarbij gehoord, waardoor er minder kans is op tunnelvisie.
• Meer informatie en invalshoeken: als deelnemers tijdens een bijeenkomst hun ideeën openlijker kunnen delen zonder bang te hoeven zijn bekritiseerd te worden, vertonen ze een positiever groepsgedrag en wordt er aantoonbaar meer (waardevolle) informatie opgehaald.

Samenvattend

• Een high impact omgeving waarbij op basis van een gestructureerde aanpak inzichten stapsgewijs worden verkregen en betere besluiten genomen kunnen worden.
• Interactie tussen deelnemers wordt ondersteund via slimme, doelgerichte SaaS technologie.
• Werkt aantoonbaar kostenverlagend en proces versnellend.
• Maakt meningen real-time inzichtelijk in duidelijke grafieken, waarmee de sessie interactief, inhoudelijk en effectief verloopt.
• Kan volledig digitaal gehouden worden, werkt naadloos met Ms-Teams of Zoom samen en creëert heldere rapportages in Microsoft Office extensies

De wereld om ons heen verandert. Complexiteit, intensiteit en de snelheid van verandering neemt toe en daarom groeit de vraag naar een krachtige (met software ondersteunde) aanpak om deze complexe vraagstukken in samenhang op te kunnen lossen.

Met name wanneer de (maatschappelijke) belangen groot zijn en er veel verschillende stakeholders zijn vergroot deze aanpak de slagkracht van organisaties, minimaliseert het de foutmarge en versneld het de processen.

Het geeft antwoorden op de complexe vragen van vandaag en maakt organisaties klaar voor de uitdagingen van morgen.

En het is daarom het meest krachtige wapen in het arsenaal van iedere veranderaar.