Het gevaar bij stakeholders

Zoals iedere manager of projectleider je kan vertellen bestaat er niet zoiets als een stabiel stakeholdersveld. Iedere verandering, project of initiatief heeft te maken met een grote variatie aan belanghebbenden. Een deel hiervan kan je vrij eenvoudig identificeren maar er zijn ook groepen stakeholders waar je wellicht niet zo snel aan denkt. En die veel moeilijker te identificeren zijn.

Voorbeelden hiervan zijn overheidsinstanties, maatschappelijke organisaties of de media. Dergelijke groepen stakeholders zie je snel over het hoofd. Het komt dan ook geregeld voor dat vanuit jouw perspectief bepaalde stakeholders weinig belang lijken te hebben en je dan ineens verrast wordt door een onvoorziene groep.

En je weer terug kan naar de tekentafel.

Stakeholders komen voor in vele soorten en smaken. Veel belang, weinig belang, direct en indirect belang en intern of extern. In een stakeholderomgeving is er altijd onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor sommige taken, belangen of invloeden.

En op het moment dat je denkt dat er een perfecte balans is, verandert onverwacht de regelgeving, valt een stakeholder weg of steekt een onvoorziene gebeurtenis de kop op.

Het maakt dan ook niet uit waar de verandering vandaan komt want de uitkomst is altijd hetzelfde; er rijzen opnieuw vragen op. Deze beweging zorgt bij veel projecten en initiatieven voor een ongemakkelijk gevoel.

Veel directieleden, managers en projectleiders zetten een stakeholdersanalyse in als oplossing voor dit ongemak. Want zo’n analyse leidt tot inzicht. En inzicht betekent overzicht. Grip op de zaak. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan.

Zoveel mensen, zo veel belangen

Stakeholders is een breed begrip. In verschillende situaties en contexten zijn verschillende mensen stakeholders. Een stakeholderanalyse wordt dan ook uitgevoerd in veel verschillende situaties: van project management tot financieel management, en van crisis- of rampsituaties tot grote bedrijfsveranderingen.

Het doel van een stakeholderanalyse is het identificeren van belanghebbenden en de relaties in beeld brengen tussen de belanghebbenden en hun behoeften of verwachtingen. Om daar vervolgens een strategische visie op te kunnen vormgeven.

In algemene zin bestaat een stakeholderanalyse uit het afwegen en balanceren van alle belangen, verwachtingen en/of eisen van iedere persoon of organisatie die claimt er belang, invloed of nadeel van te hebben. De exacte invulling kan daarom in de praktijk verschillen per situatie.

Binnen het bedrijfsleven, en met name bij overheidsprojecten, zijn de belangen groot en draait het vaak om veel geld. De belangen voor primaire stakeholders zijn dan ook groot, zeker als het gaat om groepen investeerders of aandeelhouders. Aandeelhouders hun belangen en invloed wegen bijvoorbeeld zwaar, omdat zij in essentie de organisatie bezitten, maar worden in de praktijk vaak over het hoofd gezien omdat ze bij de meeste projecten geen actieve rol vervullen.

Het is dan ook essentieel om de verschillende typen stakeholders in kaart te brengen, en exact te wegen of zij een grote impact (invloed) hebben op de uitkomst van de organisatie, het project of proces en wat hun rol daarbij is.

Maar om te kunnen communiceren met deze belanghebbenden moeten ze eerst zijn geïdentificeerd.

Voordelen van een stakeholder analyse

Het is dus belangrijk om te begrijpen dat er in verschillende contexten en situaties verschillende belanghebbenden zijn. En deze vervolgens in de juiste context kan begrijpen. Een goede stakeholderanalyse biedt daarbij uitkomst:

• Je kan dankzij de stakeholderanalyse belanghebbenden identificeren en ze in een vroeg stadium betrekken. Hun ondersteuning zal het proces gemakkelijker laten verlopen. Daarnaast kunnen ze ook waardevolle input geven bij het vormen van bijv. een oplossing.
• Het zorgt voor steun in de aanloop naar, tijdens en na het project: Door iedereen mee te laten denken met de oplossingen, zullen belanghebbenden zich ook meer gehoord en betrokken voelen. Meewerken wordt dan ook een stuk aantrekkelijker.
• Het identificeren van weerstand en het afwenden hiervan: weerstand kan overal in het proces voorkomen. Het is de kunst om hiermee om te gaan en deze in de juiste richting te sturen.
• Bij een goede stakeholderanalyse zal deze je laten zien dat mensen reageren op veranderingen als gevolg van jouw project. De stakeholderanalyse geeft een structuur om moeilijkere stakeholders ook aan jouw kant te krijgen.
• Het voorkomt blinde vlekken en zorgt ervoor dat je niemand over het hoofd ziet. Niets is erger voor een project dan halverwege te moeten vaststellen dat mensen waarvan je dacht dat ze weinig belang hadden in ene wel heel veel invloed op jouw project hebben en je dan verrast wordt door deze onvoorziene groep.

De Ringen van Invloed

Samen met de kernboodschap en de kalender, is het inventariseren van de belangrijkste stakeholders (ook wel belanghebbenden en/of actoren genoemd) in het krachtenveld cruciaal voor het slagen van een project. Daarbij is het tevens belangrijk om hun huidige en gewenste rol te bepalen.

Bij het in kaart brengen van de omgeving is het krijgen van een zo volledig mogelijk beeld van de belanghebbende partijen en eventuele experts, die over bruikbare kennis beschikken een belangrijke stap. Want niets is vervelender is dan achteraf te moeten constateren dat er een doelgroep over het hoofd is gezien.

Factor-C Leidraad

De manier waarop wij dit aanpakken is via software gebaseerd op de Factor-C leidraad. Ondertussen zetten een groot aantal gemeenten en provincies onze software in als onmisbaar onderdeel van beleids- en besluitvormingstrajecten.

De factor-C analyse wordt onder andere ingezet bij een vrienden en vijandenanalyse, stakeholdersanalyse, belanghebbende analyse en of het bepalen van de actoren. In veel gevallen ter voorbereiding op een beleid- besluit- communicatie- project en of een ISO-certificering. 

In vier stappen kom je tot een inventarisatie van alle actoren en geeft een eerste overzicht van het traject. Hoe complex is de interne omgeving? Hoeveel externe stakeholders zijn er? Vaak komen hier de eerste witte vlekken, blinde vlekken of verrassende partijen in beeld en blijkt ook hoe goed projectleden andere delen van het netwerk kennen.

Dit is de basis voor de analyse en voor de vraag wie welke rol heeft of moet krijgen in het project (de ringen van invloed) en kies je vervolgens een geschikte aanpak.

Met deze Factor-C software kan een groep namelijk volledig online en op interactieve wijze het gewenste resultaat van een project of programma koppelen aan de omgeving en de benodigde actoren. Tevens kan aangegeven worden hoe deze actoren in de wedstrijd zitten t.o.v. het project of programma.

Vanwege de lichte werklast en de hoge opbrengst is onze software voor veel organisaties de ideale oplossing en kan deze doorlopend ingezet (en real-time aangepast) worden tijdens het traject. Omdat een stabiel stakeholdersveld niet bestaat en deze doorlopend om overzicht en oplossingen vraagt.

Want wanneer de belangen groot zijn en het stakeholderveld breed telt een voorbereid mens voor twee.