In dit item deel ik gesprekken met ondernemers uit mijn eigen netwerk. Ondernemers die mij inspireren en het is mijn doel deze inspiratie ook op jou als lezer over te brengen

Dit keer met Stonne Moerdijk
Eigenaar van Stonne Office Management.

Organisatie talent pur sang &
dé freelance personal assistant

Kan je de lezers misschien iets meer vertellen over wie jij bent, wat je doet & je achtergrond

ik ben Stonne Moerdijk en in een notendop: ik organiseer!

Dit kan de organisatie van een event zijn, een bedrijfsverhuizing, het opzetten van een secretariaat en zelfs adviseren over het administratieve proces binnen een organisatie. De focus ligt daarbij op efficiëntie en duidelijkheid.

Daarnaast zet ik mijzelf in als interim assistant, voornamelijk in de zakelijke dienstverlening. In veel gevallen vang ik dan een gat op van een assistant die met (zwangerschaps)verlof is.

Na mijn HAVO ben ik gestart aan de Hogeschool Schoevers met als opleiding Office management. Deze opleiding beviel mij als uitstekend. Schoevers staat bekend als dé opleider in mijn vakgebied en via die opleiding kreeg ik de tools aangereikt om de passie die ik voor office management had te verbeteren en optimaliseren

Daarna heb ik ruim 12 jaar gewerkt als o.a. directiesecretaresse, personal assistant & office manager. Mijn takenpakket werd steeds uitgebreider en in de loop der jaren verder aangevuld met marketing, communicatie, PR en zelfs het organiseren van events.

Wat was voor jou persoonlijk het punt geweest dat je besloot om voor jezelf te gaan ondernemen?

Ik heb eigenlijk altijd de ambitie gehad om iets voor mezelf te gaan doen. Maar na de geboorte van mijn zoon wilde ik niet langer afhankelijk zijn van een werkgever en besloot toen de sprong te wagen.

Tevens vond ik dat ik na 12 jaar genoeg ervaring had opgedaan om de stap te zetten. Door een zorgvuldig opgebouwd netwerk draai ik vanaf dag 1 volop projecten en ben ik sindsdien full-time aan het werk geweest. Erg prettig én een goede motivatie om door te pakken. Het is dus zeker de juiste beslissing voor mij geweest

Ik zit ook nog vol leuke ideeën en ik wil me aankomende tijd meer gaan richten op de adviserende rol. Mijn persoonlijke ervaring is dat er op zoveel secretariaten nog strubbelingen voorkomen. Zowel tussen manager en assistant maar ook tussen de assistants onderling.

Naar mijn idee zijn de verwachtingen niet in balans. Ik wil hier op een positieve manier iets aan bij gaan dragen.

Wat maakt jou uniek?

Ik denk dat mijn kwaliteit ligt in het feit dat ik me snel aanpas aan de omgeving en inmiddels zoveel ervaring heb opgedaan dat de werkzaamheden haast vanzelf gaan.

De uitdaging is voor mij dat ik mijn manager continue een stap voor wil zijn. Dit klinkt logisch maar ik krijg nog vaak genoeg te horen van managers dat het zo fijn is dat zij er bij mij van uit kunnen gaan dat ik alles regel en zij zich ‘full focus’ kunnen richten op hun business.

Daarnaast breng ik een frisse blik van buitenaf mee en kan ik in een relatief korte tijd de processen structuren. Hierbij houd ik altijd rekening met de wens van de opdrachtgever, maar ik durf ook zeker mijn feedback hierop te geven.

Ook kan ik inmiddels goed inschatten wat voor soort assistant bij het type manager en bedrijf past. Die klik moet op alle vlakken namelijk aanwezig zijn en is onmisbaar in het proces. Niet alleen met de manager, maar ook met alle collega’s.

Je bent continue actief in nieuwe omgevingen en moet jezelf wegcijferen voor de klant. Hoe zorg je dat dit proces vloeiend verloopt?

Leuke vraag want als ondersteuner pas ik me natuurlijk steeds weer aan de manager aan.

Ik blijf wel altijd mezelf en geef mijn grenzen duidelijk aan, maar ik probeer zo veel mogelijk open te staan voor de werkwijze die mijn opdrachtgever prettig vindt. Door mijn beroepskeuze ben ik sowieso gewend om flexibel te zijn.

Door duidelijk te communiceren en gericht vragen te stellen probeer ik al in het eerste gesprek de verwachtingen van beide partijen inzichtelijk en kraakhelder te krijgen. Op die manier weten beide partijen wat ze kunnen verwachten en komen we niet voor verrassingen te staan.

Hoe zorg je voor continuïteit als je steeds nieuwe opdrachten moet realiseren?

Ongeveer twee maanden voordat mijn opdracht stopt laat ik mijn netwerk weten wanneer ik weer beschikbaar ben. Daarnaast houd ik altijd goed contact met voormalig opdrachtgevers. Dit vind ik een heel belangrijk punt.

Ik ben dan ook oprecht geïnteresseerd en ik vind het leuk om mee te denken over hoe ik waarde toe kan voegen. Dus ik onderhoud ook contact na de opdracht en dat vinden mijn opdrachtgevers ook fijn.

Mijn ultieme voldoening haal ik uit het feit dat als ik een opdracht heb uitgevoerd en ik een paar maanden later contact opneem om te informeren hoe het gaat, ik in veel gevallen te horen krijg dat ze nog elke dag blij zijn met wat ik voor ze heb neergezet.

Daar haal ik op mijn beurt weer mijn kracht vandaan.

Wat zijn je ambities voor de toekomst?

Over 5 jaar hoop ik echt aan de adviserende kant te zitten.

Ik ben momenteel bezig om ‘tools’ te ontwikkelen om bedrijven & managers te kunnen adviseren over de projectondersteuners. Niet als recruiter, maar echt als consultant die naar de gehele organisatie behoefte kijkt.

Ik geloof sterk dat de traditionele secretaresse rol verdwijnt. Daar komen projectondersteuners voor in de plaats, waar naast de standaard werkzaamheden heel wat meer van wordt verwacht! Met die tools probeer ik daar alvast op in te springen.

Waar liggen jouw persoonlijke uitdagingen?

Mijn grootste struikelblok is tijd.

De afgelopen periode heb ik heel wat uren moeten maken en alhoewel ik hou van mijn werk heb ik thuis twee mannen zitten die het allerbelangrijkste zijn in mijn leven!

De balans tussen privé en werk vind ik daarom lastig. Als ondernemer zet ik niet mijn computer uit op vrijdagavond om hem pas maandagochtend weer aan te zetten.

In mijn hoofd ben ik altijd bezig met het ontwikkelen van nieuwe concepten, bedenken waar mijn volgende project zal zijn en wat ik nog meer kan doen om van waarde te zijn.

Wat is je grootste leermoment geweest?

Mijn grootste leermoment was het moment dat ik gekozen had om voor mijzelf te gaan ondernemen. In de praktijk bleek dat ik er niet van uit kon gaan dat iedereen in mijn (naaste) omgeving dit ook zou snappen.

Door het vele werk zie ik mijn familie en beste vrienden minder dan dat ik zou willen. Maar door er écht over te praten en ‘quality time’ in te plannen kan je dit goed compenseren.

Het mooiste moment was overigens toen ik mij had ingeschreven bij de KvK.

Toen ik naar buiten liep op weg naar mijn auto dacht ik: “Wat een luxe! Ik heb de vrijheid gekregen om te doen wat ik het allerleukste vind namelijk zo veel mogelijk mensen helpen om structuur in hun werkomgeving te krijgen”

Wat is de beste tip die je ooit hebt gekregen?

Je bent goed zoals je bent. Sta op met een glimlach en ga dankbaar naar bed. Dat vond ik een hele waardevolle tip waar ik nog geregeld met veel plezier en dankbaarheid aan terug denk.

Welke tip zou jij ondernemers willen meegeven?

Met positiviteit bereik je heel veel. Je zult versteld staan hoe mensen op je reageren als je een positieve ‘can do’ mentaliteit hebt. Maar onthoud wel dat wat je belooft je ook waar moet kunnen maken!